新學(xué)期開始，學(xué)校要對(duì)上學(xué)期在德、智、體各方面表現(xiàn)出色的學(xué)生進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，教務(wù)主任把各班的學(xué)生推薦表交給了我，讓我用Excel整理并打印出來(lái)交學(xué)校審核。我心想這還不是件簡(jiǎn)單的事情？一個(gè)一個(gè)輸入到電腦里，再排序、排版不就行了。說(shuō)起來(lái)簡(jiǎn)單，可干起來(lái)就快不了了。表格項(xiàng)目很多，光錄入一張表格的數(shù)據(jù)就得用幾分鐘，可是有一百多份表格呢！我遇事喜歡琢磨，總想看看有沒(méi)有可以“偷懶”的地方，只有巧干才能提高工作效率嘛！　　對(duì)照表格我發(fā)現(xiàn)，很多表格項(xiàng)目如“性別”、“所屬年級(jí)”、“是否團(tuán)員”等項(xiàng)目，其填寫的內(nèi)容都是相同的幾個(gè)值，能不能像上網(wǎng)時(shí)填寫網(wǎng)頁(yè)表單那樣，將這些內(nèi)容做成下拉式菜單，這樣這些項(xiàng)目錄入時(shí)就可以不需輸入而可以直接選擇，不就能大大提高錄入速度了嗎？下面就以錄入“所屬年級(jí)”這一表格項(xiàng)目為例，介紹一下具體實(shí)現(xiàn)的過(guò)程�！　�1.設(shè)置序列的有效值　　這里所指的“序列”即某字段(如“所屬年級(jí)”)內(nèi)可能會(huì)填寫的內(nèi)容，這些內(nèi)容是固定的，一般個(gè)數(shù)不會(huì)太多。首先選定“所屬年級(jí)”字段所在的列(除了字段名稱)，單擊“數(shù)據(jù)”菜單中的“有效性”命令，彈出“數(shù)據(jù)有效性”對(duì)話框，選中“設(shè)置”選項(xiàng)卡，在“允許”下拉菜單中選擇“序列”，在數(shù)據(jù)“來(lái)源”中輸入“初一,初二,初三,高一,高二,高三”(一定要在英文狀態(tài)下輸入逗號(hào)作為分隔符！)，其他設(shè)置按系統(tǒng)默認(rèn)不變(如圖1)。圖1設(shè)置序列的有效值　　2.設(shè)置輸入提示信息　　輸入提示信息可以使錄入過(guò)程更加清晰明了。具體制作步驟是：在圖1中單擊“輸入信息”選項(xiàng)卡，選中“選定單元格時(shí)顯示輸入信息”復(fù)選框，在“輸入信息”框內(nèi)輸入“請(qǐng)選擇該生所屬年級(jí)！”(如圖2)。設(shè)置完成后，單擊[確定]按鈕。