WPS文字論文排版經(jīng)驗(yàn)技巧談

　　無(wú)論是編寫(xiě)自己的職稱、學(xué)術(shù)論文，還是修改學(xué)生畢業(yè)論文，格式都是至關(guān)重要的。整齊大方的版面和嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范的行文格式都會(huì)讓您的論文增色不少，這也是給審閱者留下良好印象的必要條件。

　　使用WPS文字可以出色地根據(jù)各種論文格式要求完成版式排布，這也需要您熟悉這款優(yōu)秀的文字處理軟件的各種不同的功能。根據(jù)筆者多年的論文排版經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合實(shí)際操作中遇到的各種問(wèn)題，本文將各種元素的使用技巧和注意事項(xiàng)總結(jié)為下面幾點(diǎn)，希望對(duì)各位讀者朋有所啟示。

　　論文編輯涉及的概念在普通單章文檔中用的不多，主要是節(jié)、樣式、目錄等。這里不對(duì)其基本概念作過(guò)多解釋，請(qǐng)不熟悉的讀者朋友自行查閱相關(guān)內(nèi)容。

　　1.分章節(jié)的長(zhǎng)文檔處理，堅(jiān)持使用樣式來(lái)操作

　　論文是對(duì)格式要求比較嚴(yán)格的文體，為了做到格式嚴(yán)謹(jǐn)，不僅僅要在每個(gè)細(xì)節(jié)上落實(shí)要求，還要做到通篇統(tǒng)一，尤其是某些自然科學(xué)類的文章更是如此。應(yīng)該如何保證頁(yè)面內(nèi)相同元素都是同一種格式呢，這就要使用樣式來(lái)完成。

　　樣式是具有一種或者幾種字體段落等格式屬性的集合體，還包含有體現(xiàn)文章層次結(jié)構(gòu)的大綱級(jí)別。遺憾的是很多人從事多年Word排版工作都不知樣式為何物。

　　從一個(gè)例子來(lái)說(shuō)明如何使用樣式。圖是論文編寫(xiě)常見(jiàn)的一份格式要求。

　　WPS內(nèi)置了預(yù)先設(shè)置好的各種樣式，使用樣式來(lái)對(duì)文章進(jìn)行格式化，首先要按照要求將相應(yīng)的樣式進(jìn)行修改。論文引言部分是“一級(jí)標(biāo)題”(文章層次的最高級(jí))，還有字體字號(hào)的要求。打開(kāi)WPS文字樣式：“格式”-“樣式與格式”，選擇“標(biāo)題1”右側(cè)的下拉箭頭中的“修改”，在彈出的“格式與樣式”的窗口中將“標(biāo)題1”的格式修改為需要的格式。“標(biāo)題1”為WPS文字中內(nèi)置的樣式，它本身包含的大綱級(jí)別是一級(jí)。根據(jù)讀者文章的不同設(shè)置，可能預(yù)置樣式的格式會(huì)有區(qū)別，設(shè)置好的樣式一般在本文檔內(nèi)有效。

　　修改好的樣式會(huì)在窗口預(yù)先呈現(xiàn)出它的樣子，接下來(lái)就是如何將其應(yīng)用于文章內(nèi)的標(biāo)題了。很多讀者朋友都是預(yù)先選中，完后再點(diǎn)擊相應(yīng)的樣式，其實(shí)默認(rèn)的樣式多數(shù)都是針對(duì)段落的，只要將光標(biāo)置于段落內(nèi)，直接選擇相應(yīng)的樣式即可。您可以發(fā)現(xiàn)，預(yù)先設(shè)置的字體字號(hào)等文字屬性還有段間距、縮進(jìn)等段落屬性也一次性應(yīng)用了，這就是樣式快捷之處。

　　明白了樣式設(shè)置的原理，下來(lái)就是仔細(xì)將論文中的各個(gè)部分依次應(yīng)用于樣式，這是一個(gè)細(xì)致而又不可或缺的步驟，這樣做的好處是，當(dāng)您將來(lái)發(fā)現(xiàn)某個(gè)地方并不符合要求需要修改時(shí)，只要直接修改樣式，文中所有相應(yīng)的部分便會(huì)同時(shí)修改，不用手動(dòng)重復(fù)。

　　使用樣式的意義還在于對(duì)目錄的編排起鋪墊工作，因?yàn)槟夸浭腔�于大綱級(jí)別的，而標(biāo)題樣式都預(yù)置了大綱級(jí)別，免去不熟悉單獨(dú)設(shè)置大綱級(jí)別的讀者的學(xué)習(xí)步驟。

　　2.多級(jí)條目的編號(hào)，巧妙使用項(xiàng)目編號(hào)

　　如果你開(kāi)啟了自動(dòng)編號(hào)功能(WPS文字默認(rèn)開(kāi)啟)，在論文編寫(xiě)過(guò)程中輸入條目性的內(nèi)容時(shí)，例如您輸入的條目符號(hào)為“1.”，在本條結(jié)束時(shí)回車進(jìn)入下一條，會(huì)自動(dòng)為“2.;3.……”。這個(gè)很方便的功能有時(shí)候也會(huì)困擾很多讀者朋友，它的使用還是有一定技巧的，下面將多級(jí)符號(hào)的使用方法總結(jié)一下。

　　WPS默認(rèn)開(kāi)啟自動(dòng)編號(hào)，當(dāng)您在段落首輸入類似“1.、一、(1)”等符號(hào)時(shí)，如果其后跟隨有內(nèi)容，當(dāng)您回車進(jìn)入下面段落的輸入時(shí)，會(huì)自動(dòng)延續(xù)編號(hào)，這是讀者朋友在編輯過(guò)程中最常遇到的。要注意的是如果不想自動(dòng)編號(hào)，可以關(guān)閉這個(gè)功能，或者在出現(xiàn)新序號(hào)時(shí)按一下刪除鍵(Delete)。

　　關(guān)閉此功能請(qǐng)選擇菜單欄中的“工具”-“選項(xiàng)”。

　　最好同級(jí)的內(nèi)容輸入完畢后在進(jìn)入每一個(gè)項(xiàng)目編寫(xiě)下一級(jí)內(nèi)容，這樣做的好處是當(dāng)我們使用自動(dòng)編號(hào)時(shí)無(wú)需調(diào)整級(jí)別，順序進(jìn)行下去即可。

　　需要編寫(xiě)下一級(jí)的內(nèi)容，只要將光標(biāo)停留在已經(jīng)完成編號(hào)的后面內(nèi)容中按下“Tab”鍵，WPS自帶了多套多級(jí)編號(hào)的列表，下面列舉一例。

　　這是一個(gè)逐級(jí)縮進(jìn)的多級(jí)編號(hào)，可以看到多級(jí)編號(hào)是由“編號(hào)格式”和“編號(hào)樣式”組成的。編號(hào)格式主要是編號(hào)的呈現(xiàn)形式，比如是否在右下角帶一個(gè)點(diǎn)兒，在這里的調(diào)整可以實(shí)時(shí)反映在預(yù)覽中看到效果;編號(hào)樣式則是指使用什么數(shù)字符號(hào)來(lái)組成編號(hào)，例如“一、二、……”或者“(1)、(2)、……”。

　　每次調(diào)整時(shí)，都要在左側(cè)指定相應(yīng)的“級(jí)別”。另外，如果你對(duì)符號(hào)或者文字的位置不滿意，可以在“編號(hào)位置”和“文字位置”中調(diào)節(jié)，其中“對(duì)其位置”類似首行縮進(jìn)的概念，“制表位位置”則表示了內(nèi)容距離編號(hào)的遠(yuǎn)近，“縮進(jìn)位置”指的是延伸至第二行的內(nèi)容的縮進(jìn)距離。這幾個(gè)概念不需要細(xì)究，您只要調(diào)節(jié)一下就可以看得出來(lái)其區(qū)別。

　　選好了多級(jí)編號(hào)的呈現(xiàn)形式，下面就是如何應(yīng)用于段落。請(qǐng)記住兩個(gè)關(guān)鍵的操作方式：“Tab”和“Shift+Tab”鍵，多數(shù)讀者熟悉前者是用于“降級(jí)”，那么后者則是用來(lái)“升級(jí)”操作的。靈活掌握這兩個(gè)操作對(duì)您使用多級(jí)編號(hào)十分有幫助。

　　客觀說(shuō)，這的確是一個(gè)很實(shí)用的功能，但是有時(shí)候卻又給我們帶來(lái)麻煩，尤其是涉及到多級(jí)標(biāo)題的時(shí)候。多數(shù)讀者很容易搞亂，所以筆者給出一個(gè)建議，除非您很熟悉多級(jí)目錄的編排和調(diào)整方式，最好使用手動(dòng)的方式編排多級(jí)符號(hào)，結(jié)合大綱級(jí)別或者預(yù)置樣式的設(shè)置，也可以很好的完成編號(hào)的任務(wù)。

　　3.特殊表格的處理，掌握好邊框線的設(shè)置

　　在科技類論文中，往往需要標(biāo)準(zhǔn)的三線格，即沒(méi)有豎線，內(nèi)容區(qū)域和左右框線都隱去。請(qǐng)注意我使用“隱去”這個(gè)詞，是因?yàn)榭吹降碾m然是三線格，但其實(shí)還是一個(gè)完整的表格，擁有表格的一切屬性。

　　為了達(dá)到這個(gè)效果，曾經(jīng)見(jiàn)到過(guò)有的讀者使用回車符和添加橫線對(duì)象來(lái)做那條橫線，更多的是遇到不會(huì)靈活使用表格屬性的。

　　提請(qǐng)讀者朋友注意的是，結(jié)構(gòu)再?gòu)?fù)雜的表格都是由最基本的表格經(jīng)過(guò)合并調(diào)整行列位置和對(duì)單元格邊框設(shè)置而得到的，三線格也不例外。掌握最基本的表格邊線設(shè)置方法是非常重要的。

　　首先插入一個(gè)普通的表格并完成內(nèi)容填充。

　　右擊表格，在彈出的菜單中選擇“表格屬性”，選擇“表格”標(biāo)簽中的“邊框和底紋”。注意右側(cè)的“預(yù)覽”，表格的形態(tài)調(diào)整會(huì)實(shí)時(shí)在其中呈現(xiàn)，調(diào)整的內(nèi)容是線的有無(wú)，線型、顏色和寬度。因?yàn)槿�線格需要去除的東西較多，我們開(kāi)始在邊框設(shè)置中選擇“無(wú)”，可以看到，表格框線變?yōu)榛疑�，這些是在打印時(shí)候不會(huì)顯示的。

　　先來(lái)添加表格上下的粗框線�；氐竭x擇表格這一步，選擇全部表格后再進(jìn)入表格屬性。這時(shí)在預(yù)覽中的雙行表格的上下邊線就是實(shí)際表格的上下框線，一般來(lái)說(shuō)，為了保證打印準(zhǔn)確，需要設(shè)置線寬為1.5磅，選擇好寬度，直接使用鼠標(biāo)點(diǎn)擊相應(yīng)位置的線即可。

　　只要幾個(gè)步驟就能熟悉表格邊框線的設(shè)置方法，這是在表格操作中最基礎(chǔ)也是最重要的操作，請(qǐng)讀者朋友們一定注意掌握。

　　4.頁(yè)面元素的分別處理，一定要理解“節(jié)”的概念

　　很多讀者朋友多一篇文章中不同的頁(yè)碼編排很是困惑，在大多數(shù)人眼里看來(lái)，頁(yè)碼一旦插入就是通篇的事，您還可能對(duì)某一篇文檔中既有橫排又有豎排的形式而感到驚訝。其實(shí)，這都是使用分節(jié)的效果。“節(jié)”的概念使得在同一篇文檔中可以存在不同的頁(yè)碼編排方式、頁(yè)面設(shè)置以及頁(yè)眉頁(yè)腳的變化。

　　多數(shù)論文都要求中英文摘要部分以羅馬數(shù)字編碼，題目部分不編頁(yè)碼或與正文單獨(dú)編碼，更復(fù)雜些的要求還可能涉及期偶數(shù)頁(yè)的標(biāo)題抓取等。下面分別提供一些建議。

　　(1)進(jìn)行與節(jié)有關(guān)的操作之前最好將分節(jié)符予以顯示，方法是“工具”-“選項(xiàng)”，在“視圖”標(biāo)簽的“格式標(biāo)記”中勾選“全部”。

　　(2)不同的頁(yè)碼編排：采用“插-斷-填”三步來(lái)完成。

　　所謂“插”，就是插入分節(jié)符。例如分為三部分的普通論文，編寫(xiě)時(shí)不要分頁(yè)。完成后在每一部分之后都插入一個(gè)“下一頁(yè)分節(jié)目”，這個(gè)命令起“分頁(yè)+分節(jié)”的作用，千萬(wàn)不要使用回車符來(lái)分隔頁(yè)面，筆者曾見(jiàn)過(guò)十多章的文檔全部使用回車符來(lái)分頁(yè)，文章一改動(dòng)則版式全亂，這種習(xí)慣一定要摒棄。

　　所謂“斷”，就是為了實(shí)現(xiàn)頁(yè)碼編排的不同將節(jié)與節(jié)之間關(guān)聯(lián)斷開(kāi)。在WPS文字中，不論你將文檔分割成多少個(gè)節(jié)，它們之間默認(rèn)都是相互關(guān)聯(lián)的，后一節(jié)都保持與前面一節(jié)的關(guān)聯(lián)，需要在某一節(jié)中單獨(dú)編排不同內(nèi)容，切斷與前節(jié)聯(lián)系是第一步。

　　進(jìn)入“視圖”-“頁(yè)眉和頁(yè)腳”編輯狀態(tài)，如果文檔已經(jīng)被分節(jié)，那么“同前節(jié)”的按鈕就會(huì)顯示按下?tīng)顟B(tài)，表示如果不單獨(dú)設(shè)置，那么每一節(jié)都將保持同一的設(shè)置。單獨(dú)設(shè)置頁(yè)眉頁(yè)腳的順序應(yīng)該是由前往后，先設(shè)置第一節(jié)，之后轉(zhuǎn)至第二節(jié)。斷開(kāi)與前一節(jié)的鏈接，刪除舊內(nèi)容，填充新內(nèi)容。第三節(jié)會(huì)隨著第二節(jié)的變化而變化，那么依次處理就可以完成頁(yè)眉頁(yè)腳因節(jié)而有所不同的目的。

　　這種處理的方式同樣適用于頁(yè)面設(shè)置還有頁(yè)碼的單獨(dú)編排，斷開(kāi)連接后分別重新處理即可。

　　所謂“填”就是在做好以上設(shè)置后由前向后依次填充頁(yè)眉頁(yè)腳內(nèi)容，前面內(nèi)容完成后，注意查看所屬節(jié)的關(guān)聯(lián)是不是正確，這樣針對(duì)不同節(jié)的頁(yè)眉頁(yè)腳設(shè)置就完成了。

　　5.目錄的生成，全部可以自動(dòng)完成

　　如果您能熟練的生成目錄，那說(shuō)明您對(duì)樣式、大綱級(jí)別等內(nèi)容已經(jīng)有了了解。這是一個(gè)建立在眾多工作基礎(chǔ)上的功能。目錄的自動(dòng)生成，并不是軟件完全智能化的結(jié)果，它是無(wú)法自動(dòng)知道的，需要您“告訴”它哪里是章，那里是節(jié)，哪些內(nèi)容需要出現(xiàn)在目錄中。

　　可以想象，使用帶有大綱級(jí)別的多級(jí)標(biāo)題樣式來(lái)處理文檔的各級(jí)標(biāo)題后，實(shí)際上就是完成了目錄內(nèi)容的告知工作，在生成目錄時(shí)，可以選擇顯示的級(jí)別，這取決于文檔中設(shè)置過(guò)標(biāo)題的大綱級(jí)別。查看標(biāo)題大綱級(jí)別的方法是：將光標(biāo)停留在所在段落，查看“格式”-“段落”中的大綱級(jí)別即可，可以看出，大綱級(jí)別共有9級(jí)。

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　　完成好不同的標(biāo)題的設(shè)置，插入目錄是瞬間的事。細(xì)心的讀者已經(jīng)發(fā)現(xiàn)，目錄被安排在“插入”-“引用”中，同在此的還有“腳注和尾注”、“題注”、“交叉引用”。所謂引用，就是根據(jù)命令將文檔中滿足要求的部分提取出來(lái)。其實(shí)目錄也被應(yīng)用了樣式(默認(rèn)被稱之為“目錄1”、“目錄2”、……)，插入目錄命令提取文檔中包含大綱級(jí)別的文字或者段落及其所在的頁(yè)數(shù)，按照不同級(jí)的目錄樣式呈現(xiàn)在文檔中。

　　如果需要在目錄中加入一些非標(biāo)題的內(nèi)容，只要將其選中，直接設(shè)置其大綱級(jí)別就可以了，可見(jiàn)目錄的提取是以文字的大綱級(jí)別為標(biāo)準(zhǔn)的。目錄格式的小修改可以選中內(nèi)容直接進(jìn)行，因?yàn)槭且�用的結(jié)果，這里的選中和普通文檔的選中有些區(qū)別，需要您仔細(xì)。大范圍的修改建議直接修改目錄樣式(請(qǐng)參考前面章節(jié)中關(guān)于樣式的修改)。

　　如果您已經(jīng)為編寫(xiě)目錄設(shè)置好了標(biāo)題樣式和某些文字的大綱級(jí)別，那么在編寫(xiě)過(guò)程中查看文章結(jié)構(gòu)就很容易了，使用“文檔結(jié)構(gòu)圖”可以將目錄的結(jié)構(gòu)實(shí)時(shí)顯示到文檔結(jié)構(gòu)圖中，它還具有鏈接的性質(zhì)，方便您整體上的調(diào)整。

　　6.結(jié)構(gòu)的調(diào)整，使用大綱視圖

　　在上一節(jié)中提到了文檔結(jié)構(gòu)圖，它可以使直接查看文檔結(jié)構(gòu)，但是當(dāng)需要整體調(diào)整章節(jié)位置的時(shí)候，多數(shù)讀者還是僅僅想到大范圍的剪切和粘貼，這樣一旦調(diào)整很多就很容易出錯(cuò)。遇到這種情況一定要學(xué)會(huì)使用“大綱視圖”來(lái)從整體上調(diào)整。

　　很多讀者或許未曾使用過(guò)該視圖，大綱視圖是為方便您按照章節(jié)或標(biāo)題來(lái)把握文章整體結(jié)構(gòu)。一般來(lái)說(shuō)有三種情況使用大綱視圖比較方便。

　　(1)文檔內(nèi)容全部完成，需要設(shè)置章節(jié)層次時(shí)。

　　大綱視圖忽略了文檔的頁(yè)面排布形式，直接突出顯示內(nèi)容。只要將光標(biāo)停留在其中，直接使用箭頭設(shè)置標(biāo)題級(jí)別即可，該段落即被應(yīng)用于包含級(jí)別的相應(yīng)標(biāo)題樣式。

　　(2)調(diào)整章節(jié)級(jí)別，使用大綱視圖十分方便

　　針對(duì)已經(jīng)設(shè)置好的章節(jié)級(jí)別，在大綱視圖下調(diào)整不僅簡(jiǎn)單方便，還能有使讀者從整體上駕馭文章的感覺(jué)，提高修改質(zhì)量和效率。

　　(3)章節(jié)間的位置調(diào)整時(shí)

　　當(dāng)我們需要在大的章節(jié)上整體移動(dòng)段落時(shí)候，只要保持其標(biāo)題部分被選中的狀態(tài)直接拖動(dòng)鼠標(biāo)到相應(yīng)位置即可，該標(biāo)題及其下屬級(jí)別都會(huì)原樣照搬，不會(huì)出現(xiàn)因?yàn)槭д`漏選或錯(cuò)選的情況。這對(duì)于經(jīng)常斟酌文章結(jié)構(gòu)特點(diǎn)的讀者十分有幫助，大綱視圖下的移動(dòng)讓您對(duì)文章的修改游刃有余。