Access打造圖書管理系統(tǒng)

　　任務(wù)描述:本文目的是通過Access建立一個個人圖書管理系統(tǒng)(可包含音樂CD、數(shù)據(jù)光盤等電子書)，幫助我們管理好每一本圖書。這個數(shù)據(jù)庫可以記錄每本書的基本資料，能隨時增加或刪改圖書記錄，還可以按照不同條件快速查找個人藏書的各種信息。如果同學、朋友之間都能建立起這樣一個數(shù)據(jù)庫，將數(shù)據(jù)庫合并后，儼然就是一個小型圖書館，通過查詢可以看看自己需要的圖書是否有人買了，如果有的話則可以借閱一下，不必再重復投資。

　　注:本例使用的是Access 2003版，其他版本操作步驟大同小異。

　　給數(shù)據(jù)搭建一個“庫房”

　　首先要建立一個空的“庫房”(數(shù)據(jù)庫)，然后才好往里面裝入數(shù)據(jù)。

　　第一步:啟動Access 2003，單擊菜單命令“文件→新建”(或單擊工具欄上第一個“新建”按鈕)，在右側(cè)“新建文件”窗格中單擊“空數(shù)據(jù)庫”項。

　　第二步:在打開的新建對話框中設(shè)置好文件名及保存路徑，本例命名為“個人圖書管理”，接著單擊“創(chuàng)建”按鈕(見圖1)，一個新的數(shù)據(jù)庫就創(chuàng)建好了。

　　用“表”規(guī)劃與存儲數(shù)據(jù)

　　房子建好了還需要裝修一下，才能達到更好的居住效果，數(shù)據(jù)庫也一樣，建好了也得好好規(guī)劃一下，以便保存不同類型的數(shù)據(jù)。在Access中，“表”是規(guī)劃數(shù)據(jù)庫的核心，其主要作用是按照一定結(jié)構(gòu)保存所有數(shù)據(jù)，其他如查詢、報表等操作都需在此基礎(chǔ)上才能完成。

　　第一步:首先規(guī)劃一下表結(jié)構(gòu)。圖書信息有很多，本例僅僅是一個演示，因此本例創(chuàng)建的圖書基本信息數(shù)據(jù)表只設(shè)置了序號、書名、作者、出版社、購買日期、定價、圖書類別、介質(zhì)和內(nèi)容簡介等幾個字段。

　　第二步:如圖2所示，單擊數(shù)據(jù)庫主窗口左側(cè)“對象”下的“表”按鈕，接著雙擊右側(cè)的“使用設(shè)計器創(chuàng)建表”項打開設(shè)計視圖窗口，在“字段名稱”的單元格中輸入字段名，單擊其右側(cè)的“數(shù)據(jù)類型”單元格，從下拉列表中為每個字段設(shè)置一種類型。本例中，序號選“自動編號”，購買日期選“日期/時間”，定價選“貨幣”，內(nèi)容簡介選“備注”，其他都選擇的是“文本”�？梢栽诖翱谙旅娴淖侄螌傩灾袑�數(shù)據(jù)類型進行具體的設(shè)置，比如“文本”數(shù)據(jù)類型的默認長度是50個字符，遇到長書名時就不夠用了，所以可在其常規(guī)項中將“字段大小”改為255，而像作者名，20個字符肯定夠了。

　　第三步:設(shè)置好所有字段及數(shù)據(jù)類型后，數(shù)據(jù)表框架就算完成了。Access建議每個數(shù)據(jù)表都要設(shè)置一個主鍵字段，這樣才能定義與數(shù)據(jù)庫中其他表間的關(guān)系。用鼠標在“序號”單元格中點擊一下，然后再單擊工具欄上的鑰匙圖標，就可以把此字段設(shè)置為主鍵了。按Ctrl+S快捷鍵保存一下，第一次保存數(shù)據(jù)表將會彈出一個另存對話框，輸入數(shù)據(jù)表名稱(本例為“圖書基本信息”)后確定即可。