Access數(shù)據(jù)庫轉(zhuǎn)Excel工作簿

 　　學(xué)校希望將本校校友錄中收集的校友電子郵件地址以Excel文件的形式提交上去，以方便群發(fā)邀請(qǐng)各位校友參加八十周年校慶。學(xué)校校友錄數(shù)據(jù)庫是Access的MDB格式，其中包含多個(gè)表，校友地址在單獨(dú)的一個(gè)“Student”表中。這實(shí)際上就是要將Access表轉(zhuǎn)換為Excel工作表的形式。

　　下面我們介紹兩種不同的方法完成Access數(shù)據(jù)庫與Excel工作簿轉(zhuǎn)換的工作。

　　一、在Access數(shù)據(jù)庫中直接導(dǎo)出

　　用Access打開校友錄的數(shù)據(jù)庫文件，選中包含校友信息的“student”表，然后單擊鼠標(biāo)右鍵并選擇“導(dǎo)出”命令(如圖1)。

　　在打開的對(duì)話框中將“保存類型”改成“Microsoft Excel 97-2003 (*.XLS)，然后輸入文件名稱，單擊“導(dǎo)出”按鈕，稍后就得到了一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的Excel工作簿文件。

　　注意：在Access程序中還可以輕松將數(shù)據(jù)庫表導(dǎo)出為VF的DBF文件、Paradox的數(shù)據(jù)庫文件、文本文件等多種格式以供調(diào)用。

　　用Excel打開導(dǎo)出得到的文件，將不需要的列刪除，只保留姓名和E-mail地址所在的兩列(如圖2)，隨后保存，最后將此文件上傳給領(lǐng)導(dǎo)審閱即可。

　　二、用AccessToExcel來幫忙

　　如果對(duì)Access數(shù)據(jù)庫操作不熟悉，沒關(guān)系，可以使用AccessToExcel這款免費(fèi)軟件來幫忙。AccessToExcel，顧名思義，就是將Access數(shù)據(jù)庫轉(zhuǎn)換為Excel工作簿。

　　安裝并運(yùn)行Access ToExcel，單擊窗口左上角“導(dǎo)出Access數(shù)據(jù)庫文件”左邊的Access圖標(biāo)，在打開的對(duì)話框中選擇要轉(zhuǎn)換的MDB文件，打開該數(shù)據(jù)庫文件。

　　提醒：該軟件附帶提供獲取Access數(shù)據(jù)庫密碼的功能，但算法不夠全面，如果不能獲取要打開的數(shù)據(jù)庫密碼會(huì)彈出提示，請(qǐng)?jiān)?ldquo;Access數(shù)據(jù)庫密碼”下手動(dòng)輸入。

　　單擊右側(cè)“數(shù)據(jù)庫操作”標(biāo)簽下的“獲取數(shù)據(jù)庫”按鈕，稍后將在“數(shù)據(jù)表名稱列表”下顯示該數(shù)據(jù)庫中各表的名稱(如圖3)。

　　從列表中選中要轉(zhuǎn)換的那個(gè)表，單擊“獲取字段列表”按鈕，在窗口左下方便列出了表中的各字段，去除不需要的字段前的對(duì)勾，然后點(diǎn)擊“瀏覽數(shù)據(jù)”按鈕，可檢驗(yàn)是否為最終需要的項(xiàng)目(如圖4)。

　　切換到“導(dǎo)出數(shù)據(jù)”標(biāo)簽下，單擊“選擇導(dǎo)出文件”按鈕，輸入最終要導(dǎo)出的EXCEL文件名。

　　單擊“導(dǎo)出”按鈕，在窗口下方會(huì)顯示導(dǎo)出進(jìn)度，完成后在彈出的對(duì)話框中點(diǎn)擊“是”立即保存。這樣便得到了需要的Excel文件。

　　用Excel打開導(dǎo)出的文件，可發(fā)現(xiàn)其中只有選中的字段。和直接導(dǎo)出相比，使用AceeToExcel導(dǎo)出的表前部會(huì)增加一個(gè)標(biāo)題，如果不需要可在Excel中將其去掉。