PowerPoint2007通過大綱插入新幻燈片

PowerPoint2007通過大綱插入新幻燈片

　　所有Microsoft office 應(yīng)用程序均可很好地協(xié)同工作， 因此可以輕松在其間移動(dòng)內(nèi)容。例如，可以在Microsoft word 中為演示文稿創(chuàng)建大綱，然后將其導(dǎo)入PowerPoint o PowerPoint 使用您在Word 中指派的標(biāo)題樣式來決定哪些項(xiàng)是幻燈片的標(biāo)題和哪些項(xiàng)是幻燈片的內(nèi)容。頂級(jí)標(biāo)題(標(biāo)題I)構(gòu)成幻燈片標(biāo)題。

　　要自己動(dòng)手嘗試，可打開Word ，切換到"大綱"視圖(從"視圖"選項(xiàng)卡)，然后鍵入演示文稿的一份簡短大綱。按Tab 鍵降級(jí)或按Sh的+ Tab 鍵升級(jí)選定行。然后保存工作，返回到PowerPoint ，按照以下步驟導(dǎo)入:

　　(1)在"開始"選項(xiàng)卡中，單擊"新建幻燈片"按鈕的下部打開其菜單。

　　(2) 單擊"幻燈片(從大綱)"0 " 插入大綱"對(duì)話框出現(xiàn)。

　　(3)選擇包含希望導(dǎo)入的大綱文本的文件。

　　( 4 ) 單擊"插入"PowerPoint 導(dǎo)入大綱。

　　如果演示文稿中己經(jīng)有幻燈片，則這些幻燈片保留原樣。(包括任意空白幻燈片，因此在導(dǎo)入后，您可能需要?jiǎng)h除演示文稿開頭處的空白幻燈片。)大綱中所有的標(biāo)題l 都成為單獨(dú)的幻燈片標(biāo)題，其他所有次級(jí)標(biāo)題則成為幻燈片中的項(xiàng)目符號(hào)。

　　1 .實(shí)現(xiàn)更好大綱導(dǎo)入效果的小技巧

　　盡管PowerPoint 能夠?qū)�入任意Word 文檔中的所有文本，但并非總能獲得如愿以償?shù)慕Y(jié)果。例如，可能有一個(gè)文檔包含一系列段落，但未應(yīng)用任何標(biāo)題樣式。將此文檔導(dǎo)入PowerPoint 時(shí)，

　　圖4 .4是一個(gè)簡要示例，表明了在將文檔導(dǎo)入PowerPoint 之前未做好準(zhǔn)備時(shí)發(fā)生的情況。PowerPoint 使各段落自成一張幻燈片。無法辨認(rèn)哪些是實(shí)際的標(biāo)題，哪些不是，因?yàn)槲词褂萌魏螛?biāo)題樣式。段落太長，無法適應(yīng)一張幻燈片時(shí)，段落被截?cái)啵�顯示在幻燈片頂 端。多余的空行被解釋為空白幻燈片。真是一團(tuán)糟，不是嗎?圖4.4也展示出應(yīng)牢記的一個(gè)要點(diǎn):普通的文本段落在PowerPoint 中的表現(xiàn)不太令人滿意。PowerPoint 文本都是簡明扼要的項(xiàng)目符號(hào)列表和標(biāo)題。在導(dǎo)入大綱前做的準(zhǔn)備工作越好，導(dǎo)入后所需的清理工作就越少。下面是一些小技巧：

　　不要將Word 中的非標(biāo)題內(nèi)容導(dǎo)入PowerPoint，除非文檔中全部使用的是非標(biāo)題樣式(如圖4.4所示)。為希望導(dǎo)入的文本應(yīng)用標(biāo)題樣式。

　　大綱中僅使用基本樣式z 例如，僅使用標(biāo)題1 和標(biāo)題2 等。

　　刪除第一個(gè)標(biāo)題之上的所有空行。如果未刪除，演示文稿開頭處將有一些空白幻燈片。

　　盡可能減少Word 文本中的手動(dòng)格式化，使文本從PowerPoint 中選取其格式。為此，選擇文本并按Ctrl+空格鍵。

　　不要在段落之間留空行。否則這些空行會(huì)在PowerPoint 中轉(zhuǎn)換成空白幻燈片或空白項(xiàng)目符號(hào)列表項(xiàng)。

　　刪除所有圖形元素，如剪貼畫、圖片和圖表等�？傊�，這些元素?zé)o法正常轉(zhuǎn)換到PowerPoint中，還可能使導(dǎo)入工具發(fā)生混亂。 2. 從其他基于文本的格式導(dǎo)入

　　除word 以外， PowerPoint 還能從純文本文件、WordPerfect (5.x 或6.x) 、Microsoft Works 以及網(wǎng)頁導(dǎo)入。導(dǎo)入過程與上述步驟相同。如果文件未出現(xiàn)在"插入大綱"對(duì)話框中，將文件類型更改為所需文件類型即可。

　　如果正在設(shè)置一個(gè)即將導(dǎo)入的純文本文件，顯然沒有Word 中那樣的大綱工具可供使用。相反，只能依靠制表符。應(yīng)作為幻燈片標(biāo)題的每一行都應(yīng)靠最左側(cè)開始:第一級(jí)段落應(yīng)以一個(gè)制表符開始:第二級(jí)段落以兩個(gè)制表符開始，以此類推。

　　3. 導(dǎo)入后清理

　　從大綱導(dǎo)入文本后，可能需要進(jìn)行一些小修正。按以下一覽表逐個(gè)完成清理工作：

　　演示文稿中的第-張幻燈片可能是空白幻燈片。如果是空白的，刪除它。

　　"標(biāo)題幻燈片"版式可能不會(huì)應(yīng)用于第一張幻燈片:如有必要，應(yīng)用版式。(在"開始"選項(xiàng)卡中使用"版式"列表�！�

　　可能尚未應(yīng)用主題，如有必要，從"設(shè)計(jì)"選項(xiàng)卡中選擇一種。

　　部分文本可能包含干擾主題格式和造成不一致的手動(dòng)格式化。刪除所發(fā)現(xiàn)的所有手動(dòng)格式化。(實(shí)現(xiàn)此任務(wù)的方法之一就是在"大綱"窗格中按Ctrl + A 鍵選中所有文本，然后再按Ctrl +空格鍵取消所有手動(dòng)格式化�！�

　　如果部分文本太長，無法很好地放在一張幻燈片中，則可在必要時(shí)更換為另外一種幻燈片版式(如兩欄內(nèi)容〉。可能還需要將內(nèi)容拆分成兩張或多張幻燈片。

　　某些幻燈片上可能有一些空白的項(xiàng)目符號(hào)列表項(xiàng)(如果在導(dǎo)入前未刪除所有多余的段落標(biāo)記)。刪除這些內(nèi)容。