相信大家對Word和Access這兩位微軟Office家族旗下的成員不會(huì)陌生吧，它們之間可有著密切的聯(lián)系，比如在數(shù)據(jù)交流方面，下面以Word2000和Access2000為例，將如何實(shí)現(xiàn)Word與Access數(shù)據(jù)交換的方法介紹一下： 一、 在Word中使用Access的數(shù)據(jù) (一)、如何在原有Word文檔中插入MicrosoftAccess表或查詢的內(nèi)容。 1.在一篇Word文檔中選定要插入表或查詢的位置。 2.進(jìn)入"視圖"菜單中的"工具欄"，然后點(diǎn)擊"數(shù)據(jù)庫"，顯示"數(shù)據(jù)庫"工具欄，然后單擊"插入數(shù)據(jù)庫"按鈕，如圖1所示。 3.在彈出的"數(shù)據(jù)庫"窗口中單?quot;獲取數(shù)據(jù)"按鈕，在"打開數(shù)據(jù)源"的"文件類型"中選擇"MSAccess數(shù)據(jù)庫"。在"文件名"框中輸入所需MicrosoftAccess數(shù)據(jù)庫的名稱，然后單擊"打開"按鈕。 4.單擊"表格"或"查詢"，然后選擇所需表格或查詢，如圖2所示，最后單擊"確定"按鈕。 5.如果要選定記錄、域或二者的子集，并將它們包含在Word表格中，請單擊"查詢選項(xiàng)"按鈕，選好所需選項(xiàng)，如圖3所示，再單擊"確定"按鈕。

6.如果要自定義Word的表格形式，單擊"表格自動(dòng)套用格式"按鈕，選定所需選項(xiàng)后單擊"確定"按鈕。 7.單擊"插入數(shù)據(jù)"按鈕，在"插入記錄"下，選定希望包括在Word表格中的記錄。 8.如果希望源數(shù)據(jù)改變時(shí)可更新Word表格中的數(shù)據(jù)，可再選中"將數(shù)據(jù)作為域插入"復(fù)選框，然后單擊"確定"即可。 (二)將MicrosoftAccess數(shù)據(jù)輸出到Word文檔中 1.在Access2000中，打開所需數(shù)據(jù)庫，然后打開數(shù)據(jù)庫對象：表、查詢、窗體或報(bào)表。 2.選定所需輸出數(shù)據(jù)的行和列。 3.單擊"文件"菜單中的"另存為/導(dǎo)出"命令。 4.選擇"另存為一個(gè)外部文件或數(shù)據(jù)庫"選項(xiàng)，然后單擊"確定"按鈕。 5.在"保存類型"框中，為輸出數(shù)據(jù)選擇格式：如果要?jiǎng)?chuàng)建保持原有數(shù)據(jù)格式的文檔，請單擊"RTF格式"；如果要?jiǎng)?chuàng)建普通的文本文件，作為郵件合并數(shù)據(jù)源使用，請單擊工具欄上的"MicrosoftWord合并文件"按鈕，如圖４所示。 6.在"文件名"框中，指定新文檔的文件名稱。 7.如果以RTF格式保存文檔，并且希望馬上啟動(dòng)Word打開此文檔，請選中"自動(dòng)啟動(dòng)"復(fù)選框。 8.如果要選定指定的數(shù)據(jù)行列，則要選中"選擇"選項(xiàng)。 9.單擊"導(dǎo)出"命令完成輸出，這樣在Word文檔中就自動(dòng)完成了Access數(shù)據(jù)的導(dǎo)入。

二、向MicrosoftAccess中導(dǎo)入Word文本文件 1.在Word中將文件另存為用逗號分隔或用制表符分隔的文本文件。 2.切換到MicrosoftAccess，然后打開新的或已有的數(shù)據(jù)庫。 3.單擊"數(shù)據(jù)庫"窗口的"表"選項(xiàng)卡。 4.指向"文件"菜單中的"獲取外部數(shù)據(jù)"命令，然后單擊"導(dǎo)入"。 5.單擊"文件類型"框中的"文本文件"命令。 6.在"文件名"框中，輸入要導(dǎo)入的文本文件的名稱后。 7.單擊"導(dǎo)入"命令，會(huì)出現(xiàn)"導(dǎo)入文本向?qū)?對話框。 8.根據(jù)"導(dǎo)入文本向?qū)?對話框中的指導(dǎo)進(jìn)行操作。 如果要查看更多的選項(xiàng)或修改指導(dǎo)項(xiàng)(比如域分隔符)，可單擊第一個(gè)向?qū)�對話框中�?高級"命令，在這里你可以對導(dǎo)入規(guī)格進(jìn)行調(diào)整，如圖５所示；如果要保存指定項(xiàng)，以便下次導(dǎo)入相似的文本文件時(shí)可用它們，請單擊"另存為"命令。 以上是筆者對Word2000和Access2000之間進(jìn)行數(shù)據(jù)交流的操作方法的一點(diǎn)介紹，其實(shí)Office系列軟件之間有著很多密不可分的關(guān)聯(lián)功能，如果你是一位文員，能夠熟練掌握它并且靈活運(yùn)用的話，將會(huì)大有益處。