所有方面保護Office文件安全

OFFICE文檔是我們辦公中使用最普遍的文檔格式之一， 它里面存儲內(nèi)容一般都是涉及公司或個人的重要內(nèi)容， 在很多情況下是禁止別人修改或者查看的。 那么如何才能做到這一點呢？其實， 合理運用OFFICE軟件本身的一些設(shè)置即可較好的滿足大家的要求。 下面我們就以Word 2003為例向大家介紹具體的做法。

　　一、設(shè)置保存密碼

　　使用密碼對文檔進行保護， 是一種最常用的做法。 密碼保護一共分為兩層， 即打開權(quán)限密碼和修改權(quán)限密碼。

　　對文檔設(shè)置密碼一共有兩個地方可以進行， 操作都比較簡單。 如果該文檔是初次保存， 那么我們就可以在打開“另存為”窗口設(shè)置保存位置和文件名時， 單擊“另存為”窗口右上角的“工具”按鈕， 在彈出的菜單中選擇“安全措施選項”命令打開“安全性”窗口， 在這里我們就可以分別設(shè)置“打開文件時的密碼”和“修改文件時的密碼”了， 建議大家不要將這兩個密碼設(shè)為同一個內(nèi)容。

　　如果文件初次保存時沒有設(shè)置密碼， 那么也沒關(guān)系， 我們只需要打開“工具”菜單下的“選項”命令， 將打開的“選項”窗口切換到“安全性”標簽， 在這里同樣可以設(shè)置打開和修改權(quán)限密碼。

　　對于擁有打開權(quán)限密碼， 那么在打開受保護的文檔時， 該文檔是只讀屬性， 如果對進行了修改， 那么只能換名存盤， 不會影響到原文檔的內(nèi)容；如果擁有修改權(quán)限密碼， 那么就表示對文檔擁有了完全控制權(quán)。

　　二、防止文檔屬性暴露信息

　　即使我們對文檔進行了加密， 但是還不能保證肯定安全。 因為當我們在建立文檔時如果先輸入文檔的內(nèi)容， 然后再保存時， 那么就會在文檔屬性的“摘要”標簽中顯示一些個人信息。 對此， 我們只需要在資源管理器中打開該文檔的屬性窗口， 將其切換到“摘要”標簽， 然后將標題、主題、作者、備注等信息全部刪除， 或者填寫一些無關(guān)緊要的內(nèi)容。

　　其次， 我們也可以直接在文檔中打開“工具”菜單下的“選項”命令， 然后在“安全性”標簽中把“隱私選項”下的“保存時從文件屬性中刪除個人信息”項選中即可。

　　三、保護文檔

　　在Word 2003中還給我們提供了一個“保護文檔”的實用工具， 借助該工具就可以限制非法用戶對文檔格式和內(nèi)容進行隨意修改。

　　要啟動文檔保護， 只需要打開該文檔， 然后單擊“工具”菜單， 選擇其中的“保護文檔”， 這樣就會在當前編輯窗口右側(cè)多出一個“保護文檔”編輯區(qū)域。 在該區(qū)域一共分為三部分：其中第一部分“格式設(shè)置限制”主要是防止非法用戶對文檔的格式進行修改， 對此我們只需要選中“限制對選定的樣式設(shè)置格式”選項， 然后單擊“設(shè)置”按鈕， 在彈出的“格式設(shè)置限制”窗口中設(shè)置禁止用戶修改的格式類型， 例如字體、字號等格式；第二部分則是“編輯限制”， 這可以防止別人隨意修改文檔的內(nèi)容， 選中“僅允許在文檔中進行此類編輯”， 然后在下拉菜單中選擇用戶可以進行的操作， 例如“批注”， 這樣就可以避免別人隨意修改文檔原來的內(nèi)容， 只能添加或修改批注的內(nèi)容了。

　　做好上面兩項保護內(nèi)容后， 打印機維修網(wǎng) www.arpun.com ）提醒大家只需要單擊第三部分中的“是， 啟動強制保護”按鈕， 這樣即會彈出密碼設(shè)置窗口， 設(shè)置一個保護密碼， 這樣在沒有密碼的前提下文檔將處于保護狀態(tài)。 如果要對文檔進行修改， 只需要再次打開“工具”菜單， 選擇“取消文檔保護”命令， 在彈出的窗口中輸入預設(shè)的口令即可。

　　四、防止別人偷窺

　　防止別人偷窺除了上面介紹的加密保護之外， 我們還可以使用一些更加巧妙的方法。 因為加了密碼， 別人可以借助專業(yè)的破解工具來破解， 而換一個思維進行加密有可能啟到出其不意的效果。

　　打開“編輯”菜單， 選擇“全選”命令將文檔全部選中， 然后將其全部設(shè)為“白色”， 這樣由于文檔背景色也是白色， 別人打開看到的也只是空白一片， 以為這只是一個空白文件。 當然， 為了提高安全性， 我們可以在文檔中插入一些不相關(guān)的圖片， 這樣偷窺者就不會因為文檔體積的變化起疑心了。

　　當然， 這種方法屬于出其不意的操作， 為了提高其操作的安全性， 我們還可以在這個方法的基本上再做一些改動。

　　打開“工具”菜單， 選擇“宏”下的“錄制新宏”， 在打開的窗口中單擊“將宏指定到”中的“鍵盤”按鈕， 將鼠標定在打開的窗口“請按新快捷鍵”中， 按下鍵盤上一個指定的快捷鍵， 例如Ctrl+1， 再單擊“指定”按鈕將其添加到“當前快捷鍵”列表中， 單擊“關(guān)閉”按鈕返回主窗口， 把文檔全部設(shè)為白色， 做好后單擊宏錄制工具欄上的“停止錄制”按鈕。

　　這樣別人若不知道我們設(shè)置的快捷鍵將無法成功修改文檔的顏色， 而我們自己要修改時， 只需要在修改前按下設(shè)置的快捷鍵即可。

　　另外， 為了提高安全性， 建議大家取消文檔中的段落標識。 其方法是打開“工具”菜單下的“選項”命令， 在“視圖”標簽中取消“格式標記”下的“段落標記”項即可。

　　五、宏安全

　　為了防止宏病毒對文檔造成侵害， 我們有必要對宏病毒提供警告保護。

　　打開“工具”菜單， 選擇“宏”子菜單中的“安全性”命令， 在這里我們就可以為其指定一個安全級別。 建議大家至少使用中、高級， 不要使用低級。

　　六、防范意外損壞丟失

　　對OFFICE文檔提供保護， 不僅僅是在保密上下功夫， 除此之外我們還必須應(yīng)付一些意外情況， 例如文檔損壞或斷電丟失。

　　對于這些意外情況， 只要我們事先做好防范， 同樣可以將損失降到最低點。 打開“工具”菜單下的“選項”命令， 切換到“保存”標簽， 首先選中“保留備份”和“允許后臺保存”兩個選項， 這樣在我們保存原文檔的同時， 程序會自動生成一個WBK為后綴名的備份文檔；其次為了防范斷電、死機等意外情況的發(fā)生， 我們還需要在“保存”標簽中選中“自動保存時間間隔”， 同時設(shè)置一個間隔的時間。 這樣即使出現(xiàn)意外文檔沒有保存， 也不用擔心內(nèi)容的丟失。

　　合理運用上述方法， 相信一定能夠保證你文檔的安全