如今，計算機已經(jīng)深入到我們生活的方方面面，而用得最多的，要數(shù)那些企事業(yè)單位。而這些單位用得最多的無外乎是用辦公軟件。據(jù)筆者觀察，許多擁有多個部門單位在匯總文件時常出現(xiàn)文件風格各異、混亂不堪的現(xiàn)象，有的打印文件無條理性，有的把字體修飾得花里花哨，缺乏莊重之氣，……如何避免這種現(xiàn)象出現(xiàn)呢？

　　我的一位朋友告訴我，在他們公司不論需要處理什么樣的文稿，也不論格式多么復雜，都可以從公司的電腦中調(diào)出相應(yīng)的模板，他所需要做的，就是把具體的內(nèi)容“填”去。這樣非常方便他和其他辦公者使用，也節(jié)省時間，提高工作效率。其實，許多文字處理軟件在開發(fā)時就已經(jīng)考慮到了用戶統(tǒng)一文檔風格的需求，提供了必要的功能。本文，就是要介紹一下如何在一個團隊內(nèi)創(chuàng)建和管理模板。

　　模板是什么？

　　模板是一個用來創(chuàng)建文檔的原型，許多文字處理軟件，比如WPS、Word 、WordPro等，都提供很多現(xiàn)成的模板，它們可以分別被用來制作不同類型的文本（備忘錄、信件、新聞）稿。用戶也可以按需要定制模板。一個模板一般包含以下信息（僅以Word為例）：

　　文本的格式信息，包括分頁、段、字、圖文框、表格等；

　　樣式：預先定義好的文本格式用于快速格式化文本；

　　內(nèi)容：文本（包括占位符），圖片， OLE對象 ，表格；

　　宏按鈕（帶指示定位符，告訴您鍵入或插入什么）等；

　　自定義工具欄、宏、快捷鍵、自動圖文集詞條；

　　你知道什么時候使用模板嗎? 每次當您創(chuàng)建一個文本（如公司新聞稿或小冊子），而您想用統(tǒng)一格式時，可使用一個特定的模板。

　　那么，你又該到什么地方找到模板呢? 在一般的文字處理軟件中，可以通過選擇“文件”→“新建文檔”來找到需要的模板。

　　如何創(chuàng)建模板？

　　創(chuàng)建模板有兩種基本方法。

　　方法一： 選擇“文件 新建”，在新建對話框中選中“模板”項，編輯文檔，加入模板所需信息，然后保存。

　　方法二：打開一篇包含可以重復使用的信息等項目的文檔，并將該文檔另存為模板。具體的步驟，可以參考軟件的使用幫助。

　　為初級用戶“導航”

　　對于使用電腦的初級辦公用戶，面對一個模板，可能會感到不知所措。這就要求模板的創(chuàng)建者一定要充分考慮到不同用戶的特點，經(jīng)過詳細的調(diào)查再決定模板的呈現(xiàn)方式。比如，? 候，即使一個模板中已經(jīng)定義了所有的樣式，但如果用戶選擇模板后，面對的只是一個空蕩蕩的屏幕，他可能永遠都不會注意到模板的創(chuàng)建者費盡心機為他準備的各種樣式和自動圖文集。那么，對于這樣的用戶，這種模板就是失敗的。

　　有沒有辦法制作出更適合初級用戶使用的模板呢？筆者以Word為例，通過介紹幾種方法，幫助大家制作友好的模板。

　　制作帶有提示按鈕的模板

　　所謂提示按鈕是指一個“域”。 域是保存在文檔中的可能發(fā)生變化的數(shù)據(jù)Ｎ頤親畛Ｓ玫降撓蠐?PAGE 域，即在添加頁碼時插入的能夠隨文檔的延伸而變化的符號。我們可以利用域在文檔的特殊位置布置一些提示信息，告訴用戶可以單擊該信息，并輸入新的文字代替這些信息。同時，新輸入的文字可以繼承提示信息的外觀特征，如字體、字號、段落特點等等。

　　比如，如果我們需要在一個模板中指明標題、作者等信息的輸入位置，并賦予適當?shù)母袷�，就可以這么做：

　　1、按下 Ctrl＋F9 組合鍵，插入一對標明域代碼的花括號（{}）；

　　2、在花括號之間鍵入“MacroButton NoMacro [單擊此處輸入文檔標題]”或“MacroButton NoMacro [單擊此處輸入作者姓名]”；

[next]

 

　　3、對插入的域和文字進行必要的格式設(shè)置；

　　4、在域上方單擊鼠標右鍵，并選擇“切換域代碼”。

　　經(jīng)過上面的設(shè)置，我們就可以在屏幕上得到帶有相應(yīng)格式的兩條信息(如圖2)，使用鼠標單擊每個提示的

　　結(jié)果，該提示將處于被選中狀態(tài)，如果是輸入文字，它將替換提示。插入域代碼時需要注意的是，標識域代碼的花括號不能使用鍵盤上的現(xiàn)有符號鍵入，而必須使用Word制定的組合鍵。

    制作自動提示用戶輸入信息的模板

　　使用Word的域，還可以結(jié)合“宏”使提示信息“活”起來。所謂的“活”是指當用戶使用特定的模板時，Word會彈出一系列的對話窗口，提示用戶在窗口中輸入指定的信息，然后由Word負責安排到合適的位置，并賦予一定的格式。這種特性對初級用戶特別適用。WordPerfect提供了一個非常好的論文模板。用戶確定了論文題目后，打開這個模板，會看到一系列對話框，提示輸入各種信息。等這些信息都輸入完成后，論文的骨架也就搭成了，剩下的工作就是輸入論文正文、更新一下目錄和索引了。Word也為我們提供了論文模板，但沒有這種(提示輸入各種信息的)自動功能。但是我們可以通過使用Fillin域做出類似的模板。具體辦法如下：