Excel 2010數(shù)據(jù)有效果性設(shè)置

 　　Excel強(qiáng)大的制表功能，給我們的工作帶來(lái)了方便，但是在表格數(shù)據(jù)錄入過程中難免會(huì)出錯(cuò)，一不小心就會(huì)錄入一些錯(cuò)誤的數(shù)據(jù)，比如重復(fù)的身份證號(hào)碼，超出范圍的無(wú)效數(shù)據(jù)等。其實(shí)，只要合理設(shè)置數(shù)據(jù)有效性規(guī)則，就可以避免錯(cuò)誤。下面咱們通過兩個(gè)實(shí)例，體驗(yàn)Excel 2010數(shù)據(jù)有效性的妙用

　　實(shí)例一：拒絕錄入重復(fù)數(shù)據(jù)

　　身份證號(hào)碼、工作證編號(hào)等個(gè)人ID都是唯一的，不允許重復(fù)，如果在Excel錄入重復(fù)的ID，就會(huì)給信息管理帶來(lái)不便，我們可以通過設(shè)置Excel 2010的數(shù)據(jù)有效性，拒絕錄入重復(fù)數(shù)據(jù)。

　　運(yùn)行Excel 2010，切換到“數(shù)據(jù)”功能區(qū)，選中需要錄入數(shù)據(jù)的列(如：A列)，單擊數(shù)據(jù)有效性按鈕，彈出“數(shù)據(jù)有效性”窗口。

　　圖1　數(shù)據(jù)有效性窗口

　　切換到“設(shè)置”選項(xiàng)卡，打下“允許”下拉框，選擇“自定義”，在“公式”欄中輸入“=countif(a:a,a1)=1”(不含雙引號(hào)，在英文半角狀態(tài)下輸入)。

　　圖2　設(shè)置數(shù)據(jù)有效性條件

　　切換到“出錯(cuò)警告”選項(xiàng)卡，選擇出錯(cuò)出錯(cuò)警告信息的樣式，填寫標(biāo)題和錯(cuò)誤信息，最后單擊“確定”按鈕，完成數(shù)據(jù)有效性設(shè)置。

　　圖3　設(shè)置出錯(cuò)警告信息

　　這樣，在A列中輸入身份證等信息，當(dāng)輸入的信息重復(fù)時(shí)，Excel立刻彈出錯(cuò)誤警告，提示我們輸入有誤。

　　圖4　彈出錯(cuò)誤警告

　　這時(shí)，只要單擊“否”，關(guān)閉提示消息框，重新輸入正確的數(shù)據(jù)，就可以避免錄入重復(fù)的數(shù)據(jù)。

　　實(shí)例二：快速揪出無(wú)效數(shù)據(jù)

　　用Excel處理數(shù)據(jù)，有些數(shù)據(jù)是有范圍限制的，比如以百分制記分的考試成績(jī)必須是0—100之間的某個(gè)數(shù)據(jù)，錄入此范圍之外的數(shù)據(jù)就是無(wú)效數(shù)據(jù)，如果采用人工審核的方法，要從浩瀚的數(shù)據(jù)中找到無(wú)效數(shù)據(jù)是件麻煩事，我們可以用Excel 2010的數(shù)據(jù)有效性，快速揪出表格中的無(wú)效數(shù)據(jù)。

　　用Excel 2010打開一份需要進(jìn)行審核的Excel表格，選中需要審核的區(qū)域，切換到“數(shù)據(jù)”功能區(qū)，單擊數(shù)據(jù)有效性按鈕，彈出數(shù)據(jù)有效性窗口，切換到“設(shè)置”選項(xiàng)卡，打開“允許”下拉框，選擇“小數(shù)”，打開“數(shù)據(jù)”下拉框，選擇“介于”，最小值設(shè)為0，最大值設(shè)為100，單擊“確定”按鈕(如圖5)。

　　圖5　設(shè)置數(shù)據(jù)有效性規(guī)則

　　設(shè)置好數(shù)據(jù)有效性規(guī)則后，單擊“數(shù)據(jù)”功能區(qū)，數(shù)據(jù)有效性按鈕右側(cè)的“▼”，從下拉菜單中選擇“圈釋無(wú)效數(shù)據(jù)”，表格中所有無(wú)效數(shù)據(jù)被一個(gè)紅色的橢圓形圈釋出來(lái)，錯(cuò)誤數(shù)據(jù)一目了然。

　　圖6　圈釋無(wú)效數(shù)據(jù)

　　以上我們通過兩個(gè)實(shí)例講解了Excel 2010數(shù)據(jù)有效性的妙用。其實(shí)，這只是冰山一角，數(shù)據(jù)有效性的還有很多其它方面的應(yīng)用，有待大家在實(shí)際使用過程中去發(fā)掘。