怎么用好Excel幫助招標(biāo)

　　應(yīng)用思路：計(jì)分過(guò)程主要涉及技術(shù)標(biāo)評(píng)分、商務(wù)標(biāo)評(píng)分和綜合得分三部分。我們根據(jù)需要分別建立如下三個(gè)表格。其中表一（圖1）為了直觀明了，評(píng)價(jià)要素只列舉了12條，評(píng)委只有6人，并且有5家公司參加本次評(píng)標(biāo)而圖表只列舉了A、B兩家公司。大家可根據(jù)需要自行確定，由此引起的數(shù)據(jù)處理過(guò)程和方法基本相同。

　　根據(jù)功能需求分析，由于橫向和縱向的各個(gè)項(xiàng)目分別需要匯總統(tǒng)計(jì)，我們需要建立下列公式，充分利用Excel的自動(dòng)計(jì)算功能。這樣，在減輕工作量的同時(shí)，也提高了計(jì)算的準(zhǔn)確性。

　　表一：假設(shè)有6位評(píng)委參加打分，應(yīng)分別去掉一個(gè)最高分和一個(gè)最低分來(lái)計(jì)算各評(píng)價(jià)要素的平均得分。

　　I5單元格輸入公式1，然后將公式從I5縱向復(fù)制到J18。J5單元格輸入公式2。

　　最后將公式2縱向復(fù)制到相應(yīng)單元格，計(jì)算出技術(shù)評(píng)審合計(jì)得分：在J19單元格用常用工具欄上的“自動(dòng)求和”按鈕輸入公式3（圖3）。

　　表二：以最低投標(biāo)人的報(bào)價(jià)為基數(shù)，計(jì)算其他投標(biāo)書(shū)的報(bào)價(jià)折算分，其中報(bào)價(jià)折算分=(最低投標(biāo)人報(bào)價(jià)/各投標(biāo)人報(bào)價(jià))*100。在B4單元格輸入公式4，然后將公式橫向復(fù)制到相應(yīng)單元格。

　　表三：在B7單元格輸入公式5，其它四個(gè)單元格可類(lèi)比輸入。在B8單元格輸入公式6，將公式橫向復(fù)制到相應(yīng)單元格。報(bào)價(jià)折算分可直接引用第4行數(shù)據(jù)，即在B9單元格輸入公式7或“= B4”，將公式橫向復(fù)制到相應(yīng)單元格。報(bào)價(jià)得分可參照技術(shù)得分輸入。

　　公式1：=(SUM(C5:H5)-MAX(C5:H5)-MIN(C5:H5) )/4

　　公式2：=I5*$B5/100

　　公式3：=SUM（J5:J18）

　　公式4：=MIN($B$3:$F$3)/B3*100

　　公式5：=sheet1!j19

　　公式6：=B7*$G$7/100

　　公式7：=sheet2!B4

　　小技巧：在復(fù)制公式時(shí)，可充分利用填充柄。只要輸入一個(gè)公式，拖動(dòng)填充柄到相應(yīng)單元格可完成公式的復(fù)制。由于公式采用的是相對(duì)引用，這意味著相同的公式只輸入一次，大大提高了輸入效率。

　　當(dāng)我們輸入數(shù)據(jù)時(shí)，可能會(huì)一不小心手下失誤，敲錯(cuò)數(shù)字，把幾十的數(shù)據(jù)輸成了幾百或負(fù)數(shù)。由于數(shù)據(jù)太多，一時(shí)難以檢查出來(lái)，我們可設(shè)置數(shù)據(jù)的輸入范圍，在一定程度上減少錯(cuò)誤輸入。

　　以評(píng)委打分為例，因評(píng)委打分介于0到100之間，那么我們可設(shè)置評(píng)委打分的輸入范圍。

　　Step1 選中評(píng)委打分所在單元格，即C5到H18單元格，單擊“數(shù)據(jù)→有效性”，彈出“數(shù)據(jù)有效性”對(duì)話框（圖4）。

　　Step2 選中“設(shè)置”選項(xiàng)，在有效性條件中的允許數(shù)據(jù)類(lèi)型里選擇整數(shù)，接著輸入邏輯判斷值介于0和100之間。這樣，在輸入分?jǐn)?shù)時(shí)，只能輸入0和100之間的數(shù)值，否則將提示輸入值非法，要求重新輸入。

　　Step3 為了更加人性化，我們還需要設(shè)置輸入信息和出錯(cuò)警告。當(dāng)指針移動(dòng)到此單元格時(shí)就顯示提示信息，這樣我們就可以根據(jù)提示信息在一定范圍內(nèi)輸入數(shù)據(jù)，直觀明了。

　　三、保護(hù)數(shù)據(jù)很重要

　　我們知道，在評(píng)標(biāo)時(shí)，除了評(píng)委打分要現(xiàn)場(chǎng)輸入外，其他格式和數(shù)據(jù)依據(jù)評(píng)標(biāo)方法原則上不用改動(dòng)，為此我們可把這些數(shù)據(jù)設(shè)置為只讀狀態(tài)保護(hù)起來(lái)。

　　首先確認(rèn)所有單元格處于保護(hù)鎖定狀態(tài)。選定單元格，在鼠標(biāo)右鍵菜單中選“設(shè)置單元格格式”，在單元格格式對(duì)話框中選“保護(hù)”項(xiàng)（圖5），勾選 “鎖定”。

　　小技巧：為了適合當(dāng)?shù)毓ぷ鞅盹@示的格式，工作表需要作一些靈活變換，不僅便于錄入，同時(shí)也使工作表看起來(lái)美觀、便于閱讀。比如打開(kāi)“格式→工具欄邊框”，給數(shù)據(jù)增加上粗細(xì)不同的邊框線。

　　保護(hù)工作表的方法是，選擇“工具→保護(hù)”命令，然后選擇“保護(hù)工作表”，可以選擇是否加密碼保護(hù)。這樣一來(lái)，只可輸入沒(méi)有鎖定的評(píng)委打分單元格，而那些鎖定的單元格則不可改動(dòng)。如果需要改動(dòng)，則只需撤消工作表保護(hù)即可。