Word文檔安全保護(hù)妙招7則

對一個(gè)電腦用戶來說，文字處理工作是必要的。出于某些目的，我們常常需要對自己的文檔進(jìn)行保護(hù)。這里所說的“保護(hù)”有兩層含義。第一、確保自己文檔中的信息不被其他未授權(quán)用戶看到；第二、避免宏病毒、誤操作及其他各種原因使文檔文件受損，保證文檔的完整性。現(xiàn)在我就以使用Word多年的經(jīng)驗(yàn)(雖然有點(diǎn)自賣自夸)，談?wù)劚Ｗo(hù)Word 2000(以下簡稱Word)文件的方法和措施。

隱藏文檔紀(jì)錄

當(dāng)我們打開Word時(shí)，首先會(huì)看到什么？對了，只要用鼠標(biāo)點(diǎn)擊“文件”菜單，默認(rèn)情況下會(huì)列出最近使用過的4個(gè)文件。這樣，我們打開過的文件會(huì)完全暴露在外，無需查找也能輕易被別人發(fā)現(xiàn)。

出于保密需要，我們往往不希望別人看到自己最近編輯過的文件，要達(dá)到這樣的目的，只要在“工具”→“選項(xiàng)”→“常規(guī)”選項(xiàng)卡中不選中“列出最近所用文件”即可。

這樣做就沒人能發(fā)現(xiàn)最近被使用過的文件了？答案當(dāng)然是否定的。在一般情況下，Windows的“開始”菜單中“文檔”子菜單會(huì)列出用戶最近使用過的所有文件，對敏感內(nèi)容應(yīng)及時(shí)予以清除。我們可以通過點(diǎn)擊“開設(shè)”→“設(shè)置”→“任務(wù)欄和開始菜單”→“高級”選項(xiàng)卡中的“清除”按鈕（這是Windows 2000下的方法，Windows 98下的操作類似）�？墒�，頻繁的清除也太麻煩，再說，有時(shí)候忘記清除怎么辦，有沒有一勞永逸的辦法呢？我們可以通過修改注冊表來實(shí)現(xiàn)。

在HKEY_CURRENT_USERSoftwareMicrosoftWindowsCurrentVersionPoliciesExplorer分支下新建一個(gè)名為“NoRecentDocsHistory”的DWord值，將其鍵值設(shè)置為1，可使“文檔"菜單中的內(nèi)容不再改變�；蛘咴谏鲜龇种�下新建一個(gè)名為“NoRecentDocsMenu”的二進(jìn)制值，并將其鍵值設(shè)置為“01 00 00 00”，重新啟動(dòng)后“文檔”菜單將從“開始”菜單中消失。

躲開他人視線

現(xiàn)在我們可以開始安心編輯文件了。不好，突然有人走了過來——有時(shí)我們不希望別人看到自己正在編輯的文檔。如果直接關(guān)掉Word等會(huì)還要重新打開編輯的文檔，對已經(jīng)設(shè)置了“不顯示最近使用文件”的用戶來說，要是目錄很深，那可慘了……其實(shí)有一種簡單的辦法：首先用“Ctrl＋A”選中全文，再用工具欄中的“字體顏色”按鈕將字體設(shè)置為白色。如果嫌步驟太多，可以自己錄制一條宏命令：選擇“工具”→“宏”菜單中的“錄制新宏”命令，在彈出的對話框中輸入宏名（隨你自己定，比如“隱藏”)，按下將宏指定到鍵盤的按鈕，在彈出的對話框中指定執(zhí)行這個(gè)宏所使用的快捷鍵組合(我們可以任意選擇，但不要和已有的快捷鍵組合沖突)。等別人走開以后，我們再按下Ctrl＋Z組合鍵即可(其實(shí)，這是利用“撤銷”命令的原理實(shí)現(xiàn)的)。

給文檔設(shè)置密碼

漫長的文字錄入工作終于完成了，如果不希望那些未經(jīng)授權(quán)的用戶使用你的保存文件，就應(yīng)該給它設(shè)置密碼。打開“文件”→“另存為”→點(diǎn)擊“工具”按鈕中的“常規(guī)選項(xiàng)”，在密碼欄中輸入密碼，確認(rèn)輸入后即可。這里要說明的是，Word提供了兩種類型的密碼用于文件保護(hù)：

“打開權(quán)限密碼” ——限制未經(jīng)授權(quán)的用戶打開文檔；

“修改權(quán)限密碼”——限制未經(jīng)授權(quán)的用戶對文檔作修改，沒有修改權(quán)限密碼的用戶只能以只讀方式打開文檔。這兩種密碼是相互獨(dú)立的，可以根據(jù)自己的需要分別設(shè)定。密碼的最大長度為15個(gè)字符，并區(qū)分字母大小寫。另外，選中 “建議以只讀方式打開文檔”選項(xiàng)，這樣文檔被打開前會(huì)出現(xiàn)建議用戶以只讀方式打開的提示，如果我們選擇“否”不接受建議，文檔仍以常規(guī)方式打開。需要提醒大家，別以為加了密碼就萬事OK了，對許多破解Office文檔密碼的軟件來說，長度太短或較有規(guī)律的Office文檔密碼可以說不堪一擊。所以，真正需要加密的重要文檔，我們還需多加留心，盡量使用數(shù)字、字母大小寫混合加密。

加密后的小措施

即使文檔已經(jīng)進(jìn)行過加密保護(hù)，我只要?jiǎng)觿?dòng)鼠標(biāo)，仍然可以了解你的文檔的一些內(nèi)容。用鼠標(biāo)右擊文檔，在彈出菜單中選擇“屬性”，可在“摘要”選項(xiàng)卡的標(biāo)題項(xiàng)中看到文檔的部分正文內(nèi)容。這是為什么呢？

原來很多人習(xí)慣在編輯一個(gè)新文檔的時(shí)候先直接輸入正文，然后再給文檔起標(biāo)題。這樣一來，Word就會(huì)自動(dòng)將正文的前幾十個(gè)字作為文檔摘要信息保存下來。所以為了使自己的隱私得到更好的保護(hù)，我們要養(yǎng)成首先輸入文章標(biāo)題或是及時(shí)手工更改標(biāo)題的習(xí)慣。如果你不想讓別人知道你的一些用戶信息，還應(yīng)在“工具”→“選項(xiàng)”→“用戶信息”選項(xiàng)卡里做一些修改工作(包括“用戶姓名”、“姓名縮寫”、“通訊