WPS表格中如何大局部制作工資條

 　　制作工資條、成績(jī)單是周期性的重復(fù)勞動(dòng)，單調(diào)乏味。對(duì)此，本文活用WPS表格的智能填充加巧妙算法，教你只用一次粘貼、一個(gè)公式、一次拖曳，搞定如圖 1樣式的條式單據(jù)。那么，跟我一起來(lái)在WPS文字中做一個(gè)吧。

　　第一種方法：查找替換法

　　首先，用WPS表格打開(kāi)源數(shù)據(jù)文檔，如圖1，復(fù)制所有數(shù)據(jù)。

　　關(guān)閉WPS表格(一定要關(guān)閉，不然粘貼到WPS文字時(shí)會(huì)有表格)，打開(kāi)WPS文字，按“Ctrl+V”將從源文檔中復(fù)制來(lái)的數(shù)據(jù)粘貼到新建的空白文檔中。此時(shí)，這些數(shù)據(jù)呈用制表符和回車(chē)符分隔的文本狀態(tài)(圖2)。

　　接下來(lái)，制作第1行表頭的內(nèi)容到剪貼板中，然后按下快捷鍵“Ctrl+H”，調(diào)出“查找和替換”對(duì)話框，在“查找內(nèi)容”中輸入“^p”，并把剛剛復(fù)制的表頭粘貼到“替換為”中文本框中，并在其前面連續(xù)輸入兩個(gè)“^p”，后面再輸入一個(gè)“^p”，并注意選中“使用通配符”(如圖3)。

　　按一下“全部替換”按鈕，關(guān)閉“查找和替換”對(duì)話框，此時(shí)，你將發(fā)現(xiàn)除了文檔開(kāi)頭和頁(yè)眉頁(yè)腳多出一行表頭和一些回車(chē)符外，所有的數(shù)據(jù)行上方都有一行表頭，并且下方有一個(gè)空行。刪除多余的表頭行，全選文檔，從“表格”菜單中選擇“轉(zhuǎn)換→文本轉(zhuǎn)換成表格”，確定后即可將所有數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換成一個(gè)表格。美中不足的是，空的表格行中也有縱向的線條，顯得不夠美觀。這一點(diǎn)，我們可以用將所有縱向表格線全部設(shè)置為“無(wú)邊框”模式，即只顯示橫向表格線的方法來(lái)解決，最后打印的效果如圖4所示。

　　第二種方法：用Next域法

　　首先聲明，下面兩種方法都要用郵件合并功能，需要先將WPS Office 2007升級(jí)到最新版，并且安裝VBA環(huán)境。

　　用WPS文字新建一個(gè)文檔，從“視圖→工具欄”中調(diào)出“郵件合并”工具條(也可用鼠標(biāo)右擊工具條空白處，選擇“郵件合并”)。然后點(diǎn)一下工具條最左邊的“打開(kāi)數(shù)據(jù)源”按鈕，找到并打開(kāi)存有源數(shù)據(jù)的WPS表格文檔。然后按照源數(shù)據(jù)的表頭樣式，制作一個(gè)2行7列的表格，在表格的第1行輸入表頭的內(nèi)容，在第二行各單元格中依次按“插入合并域”按鈕(左邊第3個(gè)按鈕)，插入相應(yīng)的“合并域”項(xiàng)目，再將光標(biāo)定位在表格下面一行，用鼠標(biāo)左鍵點(diǎn)擊“插入合并域”右側(cè)的下拉菜單，選擇“插入Next域”，得到如圖5所示內(nèi)容。

　　此時(shí)，再點(diǎn)一下“查看合并數(shù)據(jù)”按鈕(左數(shù)第5個(gè))，使插入的域顯示為數(shù)據(jù)內(nèi)容。然后選中表格和插入了“Next域”的一行，回車(chē)后反復(fù)粘貼，直到表格排滿一頁(yè)為止，并刪除最后一個(gè)“NETX 域”。此時(shí)雖然顯示的全部是第一個(gè)人(張三)的工資條，但實(shí)際上卻并非如此，用鼠標(biāo)左鍵按兩下“查看合并數(shù)據(jù)”按鈕，你會(huì)發(fā)現(xiàn)，工資條中的數(shù)據(jù)已不再重復(fù)(圖6)。最后，再點(diǎn)一下“合并到新文檔”按鈕，OK，大功告成!

　　第三種方法：刪除分節(jié)符法

　　第二種方法之所以要用Next域，主要是為了防止合并到新文檔后每一頁(yè)只有一個(gè)記錄的問(wèn)題。我們反其道而行之，還可以先生成每頁(yè)只有一個(gè)記錄的工資條文檔，然后再刪除分節(jié)符，把工資條“召集”到一起。

　　首先，與第二種方法一樣，先制作一個(gè)2行7列的表格，并填充好表頭和合并域。然后在表格下面再敲一下回車(chē)鍵，使其有兩個(gè)換行符號(hào)。直接按“合并到新文檔”按鈕，生成工資條文檔。我們發(fā)現(xiàn)生成的新文檔，每頁(yè)只有一個(gè)工資條，而工資條下面有一個(gè)“分節(jié)符(下一頁(yè))”(圖7)。

　　所以會(huì)每頁(yè)只有一個(gè)工資條，就是這個(gè)“分節(jié)符(下一頁(yè))”在搗亂了。怎么辦?對(duì)，按“Ctrl+H”調(diào)出“查找和替換”面板，在“查找內(nèi)容”中輸入“^b”，“替換為”中不輸入任何內(nèi)容(如果有內(nèi)容，則全部刪除)，并勾選“使用通配符”(圖8)，點(diǎn)“全部替換”并關(guān)閉。再看文檔，工資條不再鬧分裂，一條挨著一條，整齊地排列好了!