金山WPS文檔窄表格分欄的2種巧妙方法

　　我們?cè)谄綍r(shí)經(jīng)常會(huì)遇到這樣的表格：只有窄窄的幾列，但行數(shù)卻很多，如圖1所示。

　　這樣，在打印時(shí)只能占用每張紙的很小一部分，卻要用很多張。此時(shí)，我們都希望能把這樣的表格分成幾欄來(lái)進(jìn)行打印，如圖2所示，以便節(jié)約紙張。

　　如上例，原始表格是在WPS 2005的金山表格中制作的，而我們需要分成三欄進(jìn)行打印。

　　方法一：尋求合作，用金山文字打印

　　為了更方便快捷，我們可以請(qǐng)WPS 2005的金山文字來(lái)幫忙。

　　首先選中金山表格中的所有數(shù)據(jù)，按下“Ctrl+C”鍵進(jìn)行復(fù)制。然后打開(kāi)金山文字，新建一個(gè)文件，點(diǎn)擊菜單命令“格式→分欄”，在打開(kāi)的“分欄”對(duì)話框中設(shè)置分三欄，如圖3所示。

　　按下“Ctrl+V”快捷鍵，可以看到，粘貼過(guò)來(lái)的表格已經(jīng)自動(dòng)分成三欄顯示了。美中不足的是后面的兩欄沒(méi)有標(biāo)題行。不過(guò)，加上標(biāo)題行并不難。選中第一欄中的標(biāo)題行，點(diǎn)擊右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“表格屬性”命令，打開(kāi)“表格屬性”對(duì)話框。點(diǎn)擊“行”選項(xiàng)卡，選中“在各頁(yè)頂端以標(biāo)題行形式重復(fù)出現(xiàn)”復(fù)選項(xiàng)，如圖4所示。確定后，每欄的表格就會(huì)自動(dòng)添加這個(gè)標(biāo)題行了。

　　如果您還想使各欄的行數(shù)盡量平均分布，那么可以先選中全部的數(shù)據(jù)行，然后打開(kāi)如圖4所示對(duì)話框。選中上方“指定高度”復(fù)選框，并在其后的輸入框中輸入行高數(shù)值，并將下方的“行高值是”調(diào)整為“固定值”。行高要根據(jù)數(shù)據(jù)的多少靈活把握，多調(diào)整幾次就可以了。

　　調(diào)整完成后，在金山文字中直接打印就可以了。

　　方法二：自力更生，在金山表格中打印

　　如果您不希望動(dòng)用金山文字，而您又對(duì)金山表格的函數(shù)應(yīng)用熟練，那么，我們也可以直接在金山表格中獨(dú)力完成。

　　還是以上面圖1所示的表格分三欄顯示為例。我們的想法是首先是判斷數(shù)據(jù)的行數(shù)，然后在另一區(qū)域利用函數(shù)顯示前三分之一的所有數(shù)據(jù)，然后后移一列，顯示中間三分之一的數(shù)據(jù)，依此類推。

　　在E2單元格輸入公式“=IF(ROW()>INT(COUNTA($A:$A)/3)+2,"",OFFSET($A$1,ROW()-1,0))”(不含外層雙引號(hào))。按回車鍵后再次選中此單元格，拖動(dòng)其填充句柄向右填充公式至G2單元格。分別單擊F2、G2單元格，將公式中最后的數(shù)據(jù)“0”分別修改為“1”、“2”�；剀嚭螅�可以看到第一行數(shù)據(jù)已經(jīng)被引用過(guò)來(lái)。

　　選中E2:G2單元格，拖動(dòng)填充句柄向下復(fù)制公式。至行數(shù)超過(guò)數(shù)據(jù)行數(shù)的三分之一為止，多拖動(dòng)幾行也沒(méi)關(guān)系，不會(huì)影響數(shù)據(jù)顯示的。松開(kāi)鼠標(biāo)后，您就可以看到前三分之一的數(shù)據(jù)引用了。

　　第二欄部分從I2單元格開(kāi)始。

　　在I2單元格中輸入公式“=IF(ROW()>INT(COUNTA($A:$A)/3)+2,"",OFFSET($A$1,ROW()+INT(COUNTA($A:$A)/3),0))”，用同樣的方法復(fù)制公式到J2、K2單元格，并將后兩個(gè)單元格公式中的最后的那個(gè)“0”修改為“1”、“2”。向下拖動(dòng)復(fù)制公式。松開(kāi)鼠標(biāo)，現(xiàn)在就可以看到中間三分之一的數(shù)據(jù)了。

　　后移一列，從M2單元格開(kāi)始第三欄。M2單元格的公式為“=IF(ROW()>INT(COUNTA($A:$A)/3)+2,"",OFFSET($A$1,ROW()+2*INT(COUNTA($A:$A)/3)+1,0))”。然后象前兩欄一樣修改公式和復(fù)制公式。

　　現(xiàn)在，所有的數(shù)據(jù)都顯示出來(lái)了。同樣是分成三欄顯示。只要您復(fù)制公式的行數(shù)足夠多，那么即使臨時(shí)在原始表中追加幾行數(shù)據(jù)，同樣也可以自動(dòng)將其平均分成三欄。從這個(gè)意義上說(shuō)，這個(gè)方法要比前面的方法一要顯得“智能”一些。

　　現(xiàn)在，只要在各列的第一行添加標(biāo)題行就可以了。最終效果如圖5所示。

　　不過(guò)，此時(shí)原始數(shù)據(jù)和分欄后的數(shù)據(jù)在同一工作表中，所以，打印時(shí)還要再做一個(gè)小小的設(shè)置。

　　選中分出來(lái)的三欄數(shù)據(jù)，點(diǎn)擊菜單命令“文件→打印區(qū)域→設(shè)置打印區(qū)域”。預(yù)覽一下，看到了吧?只有分欄后的數(shù)據(jù)被打印了。點(diǎn)擊“文件→打印區(qū)域→取消打印區(qū)域”，可以將此區(qū)域取消。

　　如果我們還希望能有一個(gè)總的標(biāo)題，那么我們可以點(diǎn)擊菜單命令“文件→頁(yè)面設(shè)置”，然后在打開(kāi)的對(duì)話框中點(diǎn)擊“頁(yè)眉/頁(yè)腳”選項(xiàng)卡，點(diǎn)擊“自定義頁(yè)眉”按鈕來(lái)進(jìn)行設(shè)置，如圖6所示。