WPS文字制作公文“3板斧”

　　撰寫行政公文是辦公室工作人員必備的工作技能之一，公文的撰寫過程大體分為文頭、正文、落款等三大部分。很多工作人員為了省事，再加上對于“WPS 文字”軟件掌握的不夠全面，只是運用“插入文本框和直線”之類的簡單操作來完成相關(guān)步驟。此法雖然快捷，可是由于相對于格式的變化適應(yīng)性差和文章的整體性不規(guī)整等缺點，一直困擾著辦公室工作人員日常工作。其實只要合理運用分節(jié)符概念，并結(jié)合頁眉、頁腳和正文區(qū)域，對公文進(jìn)行三大塊的整體劃分，在每個區(qū)域內(nèi)再結(jié)合表格制作與頁面設(shè)置等相關(guān)屬性的具體操作，就可以輕松完成整個公文制作，并且下次制作時只要單獨改動文本即可。下面就讓我們學(xué)習(xí)一下“WPS文字” 中制作公文的三板斧，掌握后大家就會輕松學(xué)會公文的制作技巧了! 一板斧：特色頁眉 操作步驟：將光標(biāo)定位在新文檔第一頁的開頭處，鼠標(biāo)單擊“插入→分隔符→連續(xù)分隔符”命令，將正文與文頭區(qū)域分割成兩節(jié)。如圖1所示。

　　鼠標(biāo)左鍵單擊“文件”→“頁面設(shè)置”，在出現(xiàn)的“頁面設(shè)置”提示欄內(nèi)選擇“版式”選項卡，在“頁眉和頁腳”標(biāo)簽下“頁眉”設(shè)置欄內(nèi)填寫適當(dāng)數(shù)值。這個數(shù)值表示的是“頁眉”區(qū)域頂端到頁面上邊界之間的距離，由實際測量得來。在“預(yù)覽”標(biāo)簽下“應(yīng)用于”下拉框中選擇“本節(jié)”。這個數(shù)值表示的意義是以上的設(shè)置只對本節(jié)起作用。 具體要求設(shè)置如圖2所示。

　　鼠標(biāo)左鍵單擊“視圖”→“頁眉和頁腳”，此時屏幕會出現(xiàn)“頁眉和頁腳”工具欄，并且光標(biāo)在頁眉區(qū)域為閃動狀態(tài)。此時，用鼠標(biāo)選擇頁眉區(qū)域內(nèi)唯一的段落標(biāo)記，如圖3所示。

　　然后鼠標(biāo)左鍵單擊“格式”→“邊框和底紋” →“邊框”，然后設(shè)置“線型”為“單實線”，“顏色”為“紅色”，“寬度”為“3磅”，接下來鼠標(biāo)左鍵單擊“預(yù)覽”框中的“下橫線”位置。設(shè)置如圖4所示。

　　將光標(biāo)定位到正文區(qū)域，鼠標(biāo)左鍵單擊“表格”→“插入”→“表格”，在“插入表格”提示欄內(nèi)設(shè)置“表格尺寸”中的行數(shù)為3，列數(shù)為2，這些數(shù)值依具體情況而定。在表格中輸入適當(dāng)文字。然后通過測量公文文頭各個文字之間的距離，經(jīng)過合并單元格，設(shè)置單元格對齊方式及調(diào)節(jié)表格行高和列寬等操作方法形成如下表格。如圖5所示。

　　然后設(shè)置單位名稱對齊效果。鼠標(biāo)全選所有單位名稱，單擊快捷菜單中的“分散對齊”命令，具體設(shè)置如圖6所示。

　　設(shè)置“文件”二字字號大小與實際公文中“文件”二字大小相同，適當(dāng)調(diào)節(jié)“文件”二字的縮放比例，選擇“文件”二字后，鼠標(biāo)左鍵單擊“格式”→“字體”→“字符間距”，設(shè)置如圖7所示。

　　這一步的目的是使“文件”二字高度達(dá)到與單位名稱的兩行累計高度對齊的效果。 鼠標(biāo)選中整個表格，右鍵單擊表格，在出現(xiàn)的菜單中選擇“表格屬性”→“表格”→“邊框和底紋” →“邊框”→“設(shè)置”→“無”→“確定”。設(shè)置如圖8所示。

　　將光標(biāo)定位于頁眉區(qū)域內(nèi)的“段落標(biāo)記”處，鼠標(biāo)選中整個表格，右鍵單擊表格，在出現(xiàn)的菜單中選擇“表格屬性”→“表格”→“文字環(huán)繞”→“環(huán)繞”→ “定位”→“表格定位”→“垂直”→“位置”→“-50毫米”→“相對于”→“段落”。注意，這里的“5厘米”，是指讓表格以頁眉區(qū)域內(nèi)的段落標(biāo)記為基準(zhǔn)，向上移動的距離。此值由測量公文中單位名稱到文頭橫線之間的距離而定。設(shè)置如圖9所示。

　　文頭效果如圖10所示。

　　二板斧：規(guī)整正文 操作步驟：輸入完正文內(nèi)容后，鼠標(biāo)左鍵單擊“視圖”→“頁眉和頁腳”，將光標(biāo)定位到第2節(jié)頁眉區(qū)域，此時第2節(jié)頁眉內(nèi)會自動鏈接第1節(jié)頁眉中的文頭內(nèi)容，鼠標(biāo)左鍵單擊快捷菜單欄內(nèi)“同前節(jié)”按鍵，去除與第一節(jié)頁眉之間的鏈接關(guān)系，然后將自動鏈接到頁眉中的文頭內(nèi)容刪除。具體設(shè)置如圖11所示。

　　若不想顯示頁眉當(dāng)中的橫線，可仿照上面已經(jīng)介紹過的設(shè)置方法，只是將“設(shè)置”內(nèi)容選為“無”即可。將光標(biāo)定位到第2節(jié)正文區(qū)域內(nèi)，單擊“文件”→ “頁面設(shè)置”→“文檔網(wǎng)格”→“指定行和字符網(wǎng)格”→“字符”→“每行28”→“行”→“每頁22行”→“預(yù)覽”→“應(yīng)用于本節(jié)”。如圖12所示。

　　在上圖中鼠標(biāo)單擊“字體設(shè)置”→“字體”→“中文字體”→“仿宋GB2312”→“字型”→“常規(guī)”→“字號”→“三號”→“確定”。如圖13所示。

　　三板斧：靈活頁腳 演出現(xiàn)場：為了將落款表定位到偶數(shù)頁頁腳的效果，可能會遇到3種情況。 情況1：如果公文結(jié)束于偶數(shù)頁，并且此頁留有放置落款表的足夠空間，那么仿照“一板斧”中“插入分節(jié)符”的方法插入“連續(xù)”分節(jié)符，仿照“一板斧”中“表格”內(nèi)容的方法設(shè)置落款表。 情況2：如果公文結(jié)束于偶數(shù)頁，并且此頁已經(jīng)沒有放置落款表的足夠空間，那么在段落結(jié)尾處敲擊回車鍵，將光標(biāo)定位到奇數(shù)頁，仿照“一板斧”中“插入分節(jié)符”的方法插入“下一頁”分節(jié)符，仿照“一板斧”中“表格”內(nèi)容的方法設(shè)置落款表。 情況3：如果公文結(jié)束于奇數(shù)頁，那么仿照“一板斧”中“插入分節(jié)符”的方法插入“下一頁”分節(jié)符，仿照“一板斧”中“表格”內(nèi)容的方法設(shè)置落款表。 落款表具體效果如圖14所示。

　　公文制作最終效果，如圖15所示。

　　總結(jié)： 1、文頭與落款表分處于頁眉與頁腳區(qū)域內(nèi)，與正文不屬于同一層上，在文字編輯過程中不會因為文字的增加與減少而發(fā)生位置上的移動。 2、采用“表格”與“頁眉和頁腳”結(jié)合的形式，這種設(shè)置方法易于整體控制文頭及落款表的位置，提高了文檔的整體性和易操作性。

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