本次系列課程的一個(gè)實(shí)例是制作員工工資表，在單位負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)管理的朋友可能常常和這個(gè)工作打交道。

　　通過這個(gè)實(shí)例我們可以學(xué)習(xí)通過設(shè)置單元格格式改變工作表數(shù)據(jù)外觀、設(shè)置單元格底紋和字體顏色的方法。同時(shí)初步介紹了公式的簡(jiǎn)單運(yùn)用，以及自動(dòng)填充柄的使用方法。

　　制作完成后的工作表效果如下圖(圖1)。

圖1

　　操作方法和步驟：

　　本例將再次通過設(shè)置單元格格式改變工作表數(shù)據(jù)外觀。在上圖中可以看出每個(gè)工資數(shù)據(jù)之前都有一個(gè)貨幣符號(hào)“￥”，這個(gè)符號(hào)是通過設(shè)置格式獲得的，并不需要手工輸入。

　　具體操作方法為，選中工資數(shù)據(jù)所在的區(qū)域C4:K15，然后選擇菜單“格式→單元格”命令，打開“單元格格式”對(duì)話框，在“數(shù)字”選項(xiàng)卡的“分類”列表框中選擇“貨幣”，再單擊“確定”即可(圖2)。

圖2

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　4. 上一個(gè)實(shí)例中我們學(xué)習(xí)了通過在數(shù)字前加一個(gè)“’”符號(hào)，通知Excel把數(shù)字作為為文本處理。這里我們學(xué)習(xí)一下在輸入之前通過“單元格格式”對(duì)話框通知Excel把輸入的數(shù)字作為文本處理的方法。

　　5. 先選中要輸入學(xué)號(hào)的單元格，比如A4:A50，選擇菜單“格式→單元格”命令，打開“單元格格式”對(duì)話框，在“數(shù)字”選項(xiàng)卡的“分類”列表框中選擇“文本”，單擊“確定”即可(圖3)。

圖3

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　　6. 返回Excel編輯窗口后，在A4中輸入學(xué)號(hào)“59911024101”，Excel便會(huì)把它作為文本處理，單元格左上方出現(xiàn)綠色小三角，數(shù)字默認(rèn)為左對(duì)齊。

　　說明：文本類型的數(shù)據(jù)，Excel默認(rèn)為左對(duì)齊；數(shù)值類型的數(shù)據(jù)，Excel默認(rèn)為右對(duì)齊，所以我們可以根據(jù)默認(rèn)的對(duì)齊方式，就能看出Excel把它作為何種類型處理。

　　7. 接下來我們學(xué)習(xí)“性別”數(shù)據(jù)的輸入方法。也許讀者朋友會(huì)說，不就是輸入“男”或“女”嗎？有專門學(xué)習(xí)的必要嗎？實(shí)際上，對(duì)于那些單元格的內(nèi)容就是確定的兩個(gè)或幾個(gè)項(xiàng)目時(shí)，我們可以使用“數(shù)據(jù)有效性”功能提高輸入的準(zhǔn)確性和效率。

　　8. 具體操作方法為：先選中要輸入性別的單元格，比如C4:C50，選擇菜單“數(shù)據(jù)→有效性”命令，打開“數(shù)據(jù)有效性”對(duì)話框，單擊“設(shè)置”選項(xiàng)卡的“允許”下拉箭頭，在彈出的菜單中選擇“序列”項(xiàng)，然后在“來源”框中輸入“男,女”，注意其中的逗號(hào)是在英文狀態(tài)下輸入的。單擊“確定”即可。

　　9. 這樣設(shè)置的效果怎么樣呢？返回Excel編輯窗口后，選中C4單元格，可以看到單元格右邊出現(xiàn)一個(gè)下拉按鈕，單擊這個(gè)按鈕，彈出包含“男”和“女”兩個(gè)選項(xiàng)的下拉菜單，我們只要根據(jù)要求選擇其中一個(gè)即可完成輸入(圖4)，“性別”列其它單元格的輸入方法完全一樣。

　　

圖4

　　10. 用這種方法輸入內(nèi)容必然是幾個(gè)確定項(xiàng)之一的單元格，如成績(jī)等級(jí)，工作職稱，產(chǎn)品類別等等，不僅可以提高輸入的速度，而且可以確保輸入的準(zhǔn)確性。

　　關(guān)于本實(shí)例的操作要點(diǎn)就介紹這么多，其余部分請(qǐng)讀者朋友動(dòng)手完成，將完成后的工作薄文件命名為“學(xué)生信息管理”，并保存在恰當(dāng)位置。

　　小結(jié)

　　通過這個(gè)實(shí)例，我們主要學(xué)習(xí)了如何通過單元格格式對(duì)話框，通知Excel把輸入的數(shù)字作為文本處理的方法。這個(gè)操作告訴我們?cè)谶M(jìn)行具體的輸入之前，可以先設(shè)置單元格格式，讓Excel根據(jù)設(shè)置的要求來處理輸入的內(nèi)容。

　　還學(xué)習(xí)了使用“數(shù)據(jù)有效性”功能來快速輸入內(nèi)容必然是幾個(gè)確定項(xiàng)之一的單元格，“數(shù)據(jù)有效性”包含很多實(shí)用的功能，在后面的學(xué)習(xí)中還會(huì)進(jìn)一步介紹。