有你才圓滿—技巧強(qiáng)大的MS Word2003

　　我們之前講述了用OneNote 2003隨時(shí)隨地記錄信息，下面我們來(lái)學(xué)習(xí)一下信息的審閱和發(fā)布。

　　發(fā)送審閱信息

　　往往我們?cè)趨⒓恿藭?huì)議或某項(xiàng)活動(dòng)之后需要將這些信息發(fā)送給領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審閱。在以前我們只能在Word中整理后通過(guò)E-mail發(fā)送給領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審閱，非常麻煩。

　　現(xiàn)了好了，MS Word 2003在Word XP的基礎(chǔ)上增強(qiáng)了“發(fā)送審閱”功能，它可以使用“郵件收件人(審閱)”命令來(lái)發(fā)送文件以讓其他人審閱。當(dāng)你發(fā)送要審閱的文件時(shí)，就會(huì)自動(dòng)創(chuàng)建一個(gè)審閱請(qǐng)求表單，審閱者接收到該文件時(shí)，將啟用并顯示審閱工具。從審閱者那里返回的文件會(huì)自動(dòng)提示您合并更改。然后，您可以使用審閱工具來(lái)接受或拒絕這些更改。

圖1審閱郵件窗口

　　發(fā)送審閱時(shí)，首先在OneNote中選定需要審閱的內(nèi)容，隨后將該內(nèi)容粘貼的Word文檔中并對(duì)該文檔進(jìn)行保存。單擊“文件”菜單中的“發(fā)送→郵件收件人(審閱)”命令，隨后彈出審閱郵件窗口(如圖1)，填好收件人地址單擊“發(fā)送”即可將其發(fā)送出去。審閱者接收到審閱郵件后，用Wrod 2003將打開(kāi)，在Word中彈出一個(gè)“審閱”工具欄，單擊該工具欄中的“審閱窗格”按鈕在該文檔的下面打開(kāi)一個(gè)審閱窗格(如圖2)，在此可以給該文檔添加修訂、批注信息。添加后再次單擊“審閱窗格”按鈕便可隱藏“審閱窗格”。

　　當(dāng)然我們也可以通過(guò)“審閱”工具欄中的修訂、批注按鈕來(lái)快速添加或修改信息。修改后在“審閱”工具欄中選擇“顯示標(biāo)記的最終狀態(tài)”，這樣我們修改的標(biāo)記將顯示在Word文檔中。修改后單擊“回復(fù)時(shí)包含更改信息”按鈕即可啟動(dòng)郵件程序?qū)⒃搶忛單臋n回復(fù)給對(duì)方。以后我們接收并打開(kāi)審閱文檔后，程序彈出一個(gè)提示窗口，提示我們是否將修改的文件與源文件進(jìn)行合并，在此單擊“是”按鈕即可將審閱后的信息添加的原來(lái)的文檔中。

圖2審閱窗格

　　發(fā)布信息

　　領(lǐng)導(dǎo)對(duì)我們發(fā)送的信息審閱后，下面我們就該將這些會(huì)議信息制作為演示文稿，發(fā)送到各辦公室進(jìn)行學(xué)習(xí)。Wrod 2003中增加了一個(gè)演示文稿轉(zhuǎn)換工具，通過(guò)這個(gè)功能可以快速地將我們要發(fā)布的會(huì)議內(nèi)容直接轉(zhuǎn)換為PPT演示文稿，非常的方便。

　　轉(zhuǎn)換時(shí)，首先用Wrod 2003打開(kāi)需要轉(zhuǎn)換的文檔，單擊“文件→發(fā)送→PowerPoint”命令，即可快速將該文檔轉(zhuǎn)換成PPT演示文稿，并且每一項(xiàng)信息都成為獨(dú)立的演示文稿標(biāo)題。這樣我們可以在每一個(gè)演示進(jìn)行相應(yīng)的編輯，如：給該項(xiàng)信息添加內(nèi)容、添加背景、生動(dòng)畫(huà)效果等。

　　保護(hù)信息

　　演示文稿制作完成后，為了發(fā)布后不讓他人對(duì)該文稿進(jìn)行隨意更改，我們可以利用Office 2003新增加的信息權(quán)限管理功能來(lái)保護(hù)這些制作好的文檔文件在發(fā)布后不會(huì)讓他人隨意更改。下面我們就要在PowerPoint 2003中保護(hù)演示文稿為例來(lái)了解一下保護(hù)過(guò)程。

　　首次使用時(shí)，單擊“文件→權(quán)限→權(quán)限設(shè)置為”命令，隨后彈出一個(gè)“信息管理權(quán)限(IRM)”安裝向?qū)�，單擊“是”程序�?huì)自動(dòng)聯(lián)機(jī)到網(wǎng)站上下載一款名為Msdrmclient.msi安裝包，下載并安裝后再次單擊“文件→權(quán)限→權(quán)限設(shè)置為”命令，彈出一個(gè)服務(wù)注冊(cè)向?qū)Т翱冢�點(diǎn)選“是，我希望注冊(cè)使用這一免費(fèi)服務(wù)”并單擊“下一步”按鈕，彈出賬號(hào)注冊(cè)窗口，在此需要我們注冊(cè)一個(gè).net passport賬號(hào)，如果你已經(jīng)在MSN上注冊(cè)了一個(gè).net passport的話在此我們可以選擇“是，我有.net passport”選項(xiàng)，如果沒(méi)有該賬號(hào)點(diǎn)選下面的“我要注冊(cè)”按鈕進(jìn)行注冊(cè)。選擇了“是，我有.net passport”選項(xiàng)后單擊下一步按鈕，在彈出的登錄到“.net passport”賬號(hào)界面中輸入該登錄郵箱及密碼，隨后單擊登錄即可登錄。登錄后程序提供了證書(shū)下載界面，該界面中提供了“標(biāo)準(zhǔn)”和“臨時(shí)”兩種類型的證書(shū)，每種證書(shū)下面都提供了文字說(shuō)明，在此我們可以根據(jù)需要進(jìn)行選擇下載。下載后彈出一個(gè)“權(quán)限”窗口，在該對(duì)話框中我們輸入“讀取”和“更改”用戶的電子郵件地址，隨后單擊“確定”按鈕，以后該文檔就不會(huì)被復(fù)制、打印，未授權(quán)的用戶對(duì)該文檔無(wú)法閱讀，從而起到對(duì)文檔的保護(hù)作用。