靈活使用Word的郵件合并技巧來合并編輯通知單

　　在實際工作中，如果編輯幾十、幾百份格式一致，數(shù)據(jù)字段相同，但數(shù)據(jù)內(nèi)容不同，且每條記錄單獨成文、大量單獨填寫的文件，如郵件信封、工資單、人事簡歷表等，常常使人感到頭疼，這時若采用Word的郵件合并功能就可以方便快捷地解決問題。

　　現(xiàn)以編輯成績通知單為例，利用一個已經(jīng)建立好的Excel表格數(shù)據(jù)，表中有單位、姓名、準考證號、理論考試成績、上機考試成績及計算出的總成績，說明具體操作步驟。

第一步：主文檔操作

　　1. 單擊“工具”菜單中的“郵件合并”命令，可打開“郵件合并幫助器”對話框，單擊“1主文檔”項中的[創(chuàng)建]按鈕，在下拉列表中選擇需創(chuàng)建的主文檔類型。如圖1所示。

　　2.在出現(xiàn)的提示對話框中，單擊[新建主文檔]按鈕。若單擊[活動窗口]按鈕，則使用當前文檔作為主文檔；若單擊[新建主文檔]按鈕，則新建成立一個主文檔。

　　3.在“郵件合并幫助器”對話框的“1 主文檔”項中則會增加一個[編輯]按鈕，單擊它，在下拉列表中選擇需編輯的主文檔名。

　　4.在主文檔中輸入文字、圖形等，并設(shè)置格式。主文檔是將要生成的多個合并文檔中的內(nèi)容相同的部分。如圖2所示。

第二步：數(shù)據(jù)源操作　　數(shù)據(jù)源是郵件合并所需使用的各類數(shù)據(jù)記錄的總稱，可以是多種格式的文件，如Word、Excel、Access等，現(xiàn)以Excel為例。

　　1.在上面的主文檔窗口中，單擊“郵件合并”工具欄中的[郵件合并幫助器]按鈕。

　　2.在打開的“郵件合并幫助器”對話框中單擊“2 數(shù)據(jù)源”項中的[獲取數(shù)據(jù)源]按鈕，在下拉列表中選擇“打開數(shù)據(jù)源”。如圖3所示。

　　3.在“打開數(shù)據(jù)源”對話框中，選中“選擇方法”復選框，選取所需的數(shù)據(jù)源文件，此例中事先已有的一個Excel工作簿，單擊[打開]按鈕。

　　4.在出現(xiàn)的提示對話框中，選中“MS Excel工作簿 通過DDE（*.xls）”，然后單擊[確定]按鈕。

　　5.再出現(xiàn)提示對話框后，單擊[確定]按鈕。

　　6.又出現(xiàn)提示對話框，單擊[編輯主文檔]按鈕。

　　7.在主文檔窗口中，單擊“郵件合并”工具欄中的[插入合并域]按鈕。如圖4所示。

　　8.根據(jù)需要，單擊“插入合并域”下拉列表中的域分別插入到主文檔的相應位置。如圖5所示。

第三步：合并數(shù)據(jù)和文檔操作

　　1.在主文檔窗口中，單擊“郵件合并”工具欄中的[郵件合并幫助器]按鈕。

　　2.在打開的“郵件合并幫助器”對話框中，單擊“3合并數(shù)據(jù)和文檔”項中的[合并]按鈕。

　　3.在打開的“合并”對話框中（如圖6所示）進行相應設(shè)置后，按[合并]按鈕保存。