Word：統(tǒng)一字符串的8大妙法

　　我們在用Word編輯文檔時，常需要輸入一些特定的字符串如單位名稱“某省某市第一建筑安裝工程公司”等，為了保持這些字符的一致性(特別是編輯合同、協(xié)議類的文檔，這種一致性非常重要)，同時也為了提高輸入的效率，我給大家準(zhǔn)備了八種處理辦法，算是一些“偏方”，請大家照“方”抓“藥”試試。

　　注：以下方法及圖片均在Word2003下制作，其它版本請大家仿照操作。

　　一、自動更正法

　　執(zhí)行“工具→自動更正選項”命令，打開“自動更正”對話框(如圖1)，切換到“自動更正”標(biāo)簽下(通常是默認(rèn)標(biāo)簽)在“替換”下面的方框中輸入一個便于理解的字母組合(如“yjgs”)，在“替換為”下面的方框中輸入“某省某市第一建筑安裝工程公司”，按“確定”按鈕返回。

圖1

　　以后在需要輸入這一文本處，只要輸入字母組合“yjgs”及后續(xù)文本，系統(tǒng)會自動將其轉(zhuǎn)換為對應(yīng)的字符——某省某市第一建筑安裝工程公司。

　　注意：①如果需要添加多個自動更正項目，只要在上述對話框中按“添加”按鈕，再重復(fù)上述操作就可以了。②如果文檔中確實需要輸入字母組合“yjgs”，可以先輸入字母組合“yjgss”及后續(xù)文本，然后再返回來將最后一個字母“s”刪除就行了。③在Word中定義的自動更正項目，在Office其它組件(如Excel等)中，同時起作用。

　　二、自動圖文集法

　　先將需要的字符輸入到文檔中，然后選中這些字符，執(zhí)行“插入→自動圖文集→新建”命令(或者按“Alt+F3”組合鍵)，打開“創(chuàng)建‘自動圖文集’”對話框(如圖2)，輸入一個名稱(如“yjgs”等)，確定返回。

圖2

　　以后需要輸入上述字符時，只要執(zhí)行“插入→自動圖文集→正文→yjgs”即可。

　　注意：定義好自動圖文集后，在文檔中輸入自動圖文集的名稱(yjgs)，然后按下“Enter”鍵，即可快速將定義好的字符輸入到文檔中。

　　啟動Word，按Alt+F11組合鍵進入Visual Basic編輯狀態(tài)(如圖3)。

圖3

　　執(zhí)行“插入模塊”命令，插入一個模塊(模塊1)，雙擊插入的模塊進入模塊代碼書寫狀態(tài)，將下述代碼輸入其中：

　　Sub 特定字符()

　　　Selection.TypeText Text:="某省某市第一建筑安裝工程公司"

　　End Sub

　　輸入完成后，關(guān)閉Visual Basic編輯窗口返回。

　　今后需要輸入上述特定的字符時，只要運行一下上述宏就行了。

　　注意：如果經(jīng)常要運行某個宏，可以在工具欄上為其制作一個激活按鈕。

　　四、自定義詞組法

　　啟動Word(也可以是其它字表處理軟件)，打開自己常用的輸入法(如“快樂五筆”等)，在狀態(tài)條上右擊鼠標(biāo)，在隨后彈出的快捷菜單中，選擇“手工造詞”選項，打開“手工造詞”對話框(如圖4)，在“詞語”后面的方框中輸入字符——某省某市第一建筑安裝工程公司，在“外碼”后面的方框中輸入“yjgs”(也可以采用系統(tǒng)給出的外碼)，按“添加”和“關(guān)閉”按鈕返回。

圖4

　　以后需要輸入這一字符時，只要輸入字母組合“jygs”即可。

　　注意：顯然對于能夠輸入中文字符的地方，這一方法都是可行的。

　　上述三種方法，一次定義，適用于多個Word，收到了一勞永逸的效果。但是，如果在某篇文檔中臨時需要輸入某些特定的字符，那又該如何呢？請接著往下看。

　　五、一次替換法

　　如果一篇文檔中，多處輸入一條特定的字符，可以這樣操作：先在需要輸入特定字符處輸入某個特殊字母(我用的是五筆輸入法，所以通常用字母“z”)，待文章全部錄入完成后，執(zhí)行“編輯→替換”命令(或按“Ctrl+H”組合鍵)，打開“查找和替換”對話框(如圖5)，在“查找內(nèi)容”后面的方框中輸入字母“z”(默認(rèn)情況下，可以不考慮大小寫問題)，在“替換為”后面的方框中輸入“某省某市第一建筑安裝工程公司”，按“全部替換”按鈕，系統(tǒng)即可快速將文檔中的字母“z”替換為上述給定的文本。

圖5

　　注意：①采用這種方法，對于輸入特殊符號(如※)非常方便，可以大大減少反復(fù)切換鍵盤或輸入法的次數(shù)。②如果先將一幅圖片插入到文檔中，選中圖片，執(zhí)行一下“復(fù)制(剪切)”操作，然后