作為一名財務(wù)人員，筆者負(fù)責(zé)單位往來賬項(xiàng)的詢證工作。查閱憑證、合同臺賬和合同原件，筆者費(fèi)了九牛二虎之力，總算把本單位與百余家公司的往來賬項(xiàng)搞清楚了，并編輯成了一張Excel表格，接下來就要根據(jù)這些數(shù)據(jù)編制百余份詢證函。難道還要筆者再費(fèi)力地重復(fù)勞動嗎？不，我們自有辦法。

　　技術(shù)看點(diǎn)：郵件合并功能。

　　一、制作明細(xì)表

　　首先按照圖1的格式制作“往來賬項(xiàng)明細(xì)表.xls”。筆者使用Office 2003，在其他版本的Office中操作略有不同，請朋友們注意。

圖1

　　二、詢證函的格式

　　為了敘述清楚，我們假設(shè)詢證函的格式如圖2所示(實(shí)際的詢證函長達(dá)3頁，編號中的最后一位數(shù)字即表示該詢證函有3頁內(nèi)容)，該文件名稱為“詢證函.doc”。在這張詢證函中有5處內(nèi)容取自“往來賬項(xiàng)明細(xì)表.xls”，即圖2中標(biāo)注的①、②、③、④、⑤處。

圖2

　

　　三、進(jìn)行“郵件合并”

　　1.啟動Word，打開“詢證函.doc”，執(zhí)行“工具→信函與郵件→郵件合并”命令，打開“郵件合并”任務(wù)窗格。

　　2.選擇“信函”項(xiàng)，單擊“下一步”；選擇“使用當(dāng)前文檔”項(xiàng)，單擊“下一步?選取收件人”；選擇“使用現(xiàn)有列表”項(xiàng)，單擊“下一步?撰寫信函”。

　　3.進(jìn)入“選取數(shù)據(jù)源”對話框，在“文件類型”框中選擇“Excel文件”，然后在文件列表框中，雙擊“往來賬項(xiàng)明細(xì)表.xls”。

　　4.在“選擇表格”對話框中，單擊所需要的工作表，勾選“數(shù)據(jù)首行包含列標(biāo)題”復(fù)選框，單擊“確定”按鈕。

　　5.在“郵件合并收件人”對話框中，對數(shù)據(jù)進(jìn)行編輯后，單擊“確定”按鈕。

　　6.執(zhí)行“工具→信函與郵件→顯示郵件合并工具欄”命令，打開“郵件合并”工具欄。單擊“詢證函.doc”文檔中的①處，然后在“郵件合并”工具欄中單擊“插入域”按鈕，進(jìn)入“插入合并域”窗口；選擇“數(shù)據(jù)庫域”，然后在“域”欄中單擊“順序號”，依次單擊“插入”和“關(guān)閉”按鈕。

　　同理，將文檔中的②、③、④、⑤處分別指定為“公司名稱”、“項(xiàng)目”、“貴公司欠”和“欠貴公司”。

　　至此，“詢證函.doc”文檔顯示如圖3所示。文檔中書名號及里面的部分就對應(yīng)著“往來賬項(xiàng)明細(xì)表.xls”文件的相關(guān)項(xiàng)目。

　　四、完成“郵件合并”

　　在“郵件合并”任務(wù)窗格中，單擊“下一步?撰寫信函”，然后單擊“下一步? 預(yù)覽信函”，再單擊“下一步? 完成合并”，至此郵件合并完成。

　　想看看合并后的結(jié)果嗎?在“郵件合并”窗格中單擊“編輯個人信函”，此時Word將彈出“合并到新文檔”對話框，選擇“全部”，點(diǎn)擊“確定”按鈕后就可以看到合并后的信函文檔了。

　　編后：上例使用Word的“郵件合并”功能把Word文檔和Excel二維表格完美地合并到一處，實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)的批量處理，有效減輕了工作量。在財務(wù)工作中經(jīng)常遇到類似情況，朋友們不妨一試。