Word：郵件合并技巧來(lái)快捷編輯通知單

　　現(xiàn)以編輯成績(jī)通知單為例，利用一個(gè)已經(jīng)建立好的Excel表格數(shù)據(jù)，表中有單位、姓名、準(zhǔn)考證號(hào)、理論考試成績(jī)、上機(jī)考試成績(jī)及計(jì)算出的總成績(jī)，說(shuō)明具體操作步驟。

　　第一步：主文檔操作

　　1. 單擊“工具”菜單中的“郵件合并”命令，可打開(kāi)“郵件合并幫助器”對(duì)話框，單擊“1主文檔”項(xiàng)中的[創(chuàng)建]按鈕，在下拉列表中選擇需創(chuàng)建的主文檔類型。如圖1所示。

圖1

　　2.在出現(xiàn)的提示對(duì)話框中，單擊[新建主文檔]按鈕。若單擊[活動(dòng)窗口]按鈕，則使用當(dāng)前文檔作為主文檔；若單擊[新建主文檔]按鈕，則新建成立一個(gè)主文檔。

　　3.在“郵件合并幫助器”對(duì)話框的“1 主文檔”項(xiàng)中則會(huì)增加一個(gè)[編輯]按鈕，單擊它，在下拉列表中選擇需編輯的主文檔名。

　　4.在主文檔中輸入文字、圖形等，并設(shè)置格式。主文檔是將要生成的多個(gè)合并文檔中的內(nèi)容相同的部分。如圖2所示。

圖2

第二步：數(shù)據(jù)源操作

　　數(shù)據(jù)源是郵件合并所需使用的各類數(shù)據(jù)記錄的總稱，可以是多種格式的文件，如Word、Excel、Access等，現(xiàn)以Excel為例。

　　1.在上面的主文檔窗口中，單擊“郵件合并”工具欄中的[郵件合并幫助器]按鈕。

　　2.在打開(kāi)的“郵件合并幫助器”對(duì)話框中單擊“2 數(shù)據(jù)源”項(xiàng)中的[獲取數(shù)據(jù)源]按鈕，在下拉列表中選擇“打開(kāi)數(shù)據(jù)源”。如圖3所示。

圖3

　　3.在“打開(kāi)數(shù)據(jù)源”對(duì)話框中，選中“選擇方法”復(fù)選框，選取所需的數(shù)據(jù)源文件，此例中事先已有的一個(gè)Excel工作簿，單擊[打開(kāi)]按鈕。

　　4.在出現(xiàn)的提示對(duì)話框中，選中“MS Excel工作簿 通過(guò)DDE(*.xls)”，然后單擊[確定]按鈕。

　　5.再出現(xiàn)提示對(duì)話框后，單擊[確定]按鈕。

　　6.又出現(xiàn)提示對(duì)話框，單擊[編輯主文檔]按鈕。

　　7.在主文檔窗口中，單擊“郵件合并”工具欄中的[插入合并域]按鈕。如圖4所示。

圖4

　　8.根據(jù)需要，單擊“插入合并域”下拉列表中的域分別插入到主文檔的相應(yīng)位置。如圖5所示。

圖5

第三步：合并數(shù)據(jù)和文檔操作

　　1.在主文檔窗口中，單擊“郵件合并”工具欄中的[郵件合并幫助器]按鈕。

　　2.在打開(kāi)的“郵件合并幫助器”對(duì)話框中，單擊“3合并數(shù)據(jù)和文檔”項(xiàng)中的[合并]按鈕。

　　3.在打開(kāi)的“合并”對(duì)話框中(如圖6所示)進(jìn)行相應(yīng)設(shè)置后，按[合并]按鈕保存。

圖6