Word常用設(shè)置小技巧

 最近使用Word的時(shí)候總結(jié)了一些常用的小技巧，特地貢獻(xiàn)出來(lái)，希望能對(duì)經(jīng)常使用Word的朋友有所幫助。這里所有的小技巧均以Word中文版為例，適用于各個(gè)Word版本。

　　1、文章快速定位

　　當(dāng)編輯比較長(zhǎng)文檔時(shí)，經(jīng)常需要大段翻頁(yè)，使用鼠標(biāo)拖滾動(dòng)條的速度太慢，鍵盤的光標(biāo)鍵或翻頁(yè)鍵又不能精確定位，如果頁(yè)數(shù)太多的話效率也比較低。這里告訴大家一個(gè)簡(jiǎn)單的方法：按著SHIFT鍵在滾動(dòng)條上你想讓滾動(dòng)條到達(dá)的位置點(diǎn)鼠標(biāo)左鍵，滾動(dòng)條就會(huì)立刻到達(dá)你所點(diǎn)的位置。這樣的翻頁(yè)方法又快又準(zhǔn)確。

　　2、隨時(shí)查看字?jǐn)?shù)

　　經(jīng)常寫文章的朋友都需要隨時(shí)在寫作過(guò)程中查看文章的字?jǐn)?shù)，如何最快速的知道整篇文章到底有多少字呢？方法是點(diǎn)“工具”菜單里的“字?jǐn)?shù)統(tǒng)計(jì)”，文章到底包含多少字、多少字符就全出來(lái)了，而且還分帶空格和不帶空格兩種信息。如圖1。

　　Word有一項(xiàng)非常有用的功能就是可以自動(dòng)檢查輸入的內(nèi)容是否含有語(yǔ)法錯(cuò)誤，這是由默認(rèn)安裝的微軟輸入法的詞庫(kù)支持的。在寫作過(guò)程中經(jīng)常會(huì)遇到Word自動(dòng)檢測(cè)出一些詞庫(kù)中沒(méi)有的特殊語(yǔ)法，如何讓這些特殊用法可永久性被微軟輸入法識(shí)別呢？方法就是把這個(gè)特殊語(yǔ)法加到輸入法的詞庫(kù)中：在被識(shí)別的錯(cuò)誤語(yǔ)法上點(diǎn)右鍵，選“語(yǔ)法”，然后選擇“詞典”，在出現(xiàn)的“更新微軟拼音輸入法”對(duì)話框的 “自造詞”一欄里填上特殊用法的詞，最后點(diǎn)“注冊(cè)”即可。如圖2。

　　4、快速選擇文字

　　有時(shí)候需要對(duì)某些文字進(jìn)行編輯，如改變字體大小格式等，如何才能快速選擇要編輯的文字呢？方法如下：

　　選擇某行：把鼠標(biāo)移動(dòng)到要選擇的行最前面的空白處（鼠標(biāo)的形狀會(huì)改變），單擊鼠標(biāo)左鍵即可選中整個(gè)行；如果要選擇多行，則使用同樣的方法先選擇第一行，從第二行起按著CTRL鍵在要編輯的每一行前單擊鼠標(biāo)左鍵；選擇某段：在要選擇的段前面的空白處（鼠標(biāo)的形狀會(huì)改變）雙擊鼠標(biāo)左鍵即可選擇整個(gè)段；選擇所有文字：直接按著CTRL鍵，同時(shí)將鼠標(biāo)移動(dòng)到文章的左面空白處（鼠標(biāo)的形狀會(huì)改變），并按下左鍵，或者直接在鼠標(biāo)形狀改變后連擊三次左鍵。

　　5、恢復(fù)錯(cuò)誤操作

　　不小心進(jìn)行了錯(cuò)誤的操作，如刪除了不該刪除的文字、進(jìn)行了不正確的格式排列等，如何才能恢復(fù)到誤操作前的狀態(tài)呢？Word提供了免費(fèi)的后悔藥：CTRL+Z。進(jìn)行了錯(cuò)誤的操作后，可以按鍵盤上的CTRL+Z組合鍵來(lái)進(jìn)行恢復(fù)，并且多次按下CTRL+Z組合鍵時(shí)，還可以按時(shí)間先后的相反順序進(jìn)行多次恢復(fù)。這個(gè)后悔藥從打開Word文檔一直到關(guān)閉都有效。

　　6、回收系統(tǒng)資源

　　當(dāng)進(jìn)行了“復(fù)制”、“剪貼”操作后，被復(fù)制或剪貼的內(nèi)容會(huì)被保存到剪貼板里，而且剪貼板不會(huì)自動(dòng)清空，直到關(guān)閉Word文擋。這樣剪貼板里的內(nèi)容會(huì)占用系統(tǒng)資源，影響系統(tǒng)的運(yùn)行速度。如果長(zhǎng)時(shí)間不用他們的話，可以清空剪貼板來(lái)回收系統(tǒng)資源。方法是依次打開“編輯”----“Office剪貼板”（或者連續(xù)按下兩次CTRL+C組合鍵），這時(shí)候就會(huì)在右面出現(xiàn)剪貼板的窗口，點(diǎn)“全部清空”即可。

　　當(dāng)被編輯的Word文檔較長(zhǎng)時(shí)，就需要為其加上頁(yè)碼，以方便瀏覽和進(jìn)一步編輯。手動(dòng)給每一頁(yè)加上頁(yè)碼很單調(diào)和麻煩。如何讓W(xué)ord文擋自動(dòng)為被編輯的文檔加上頁(yè)碼呢？方法如下：依次打開“插入”----“頁(yè)碼”，會(huì)出現(xiàn)頁(yè)碼編輯對(duì)話框。如圖3。在這里還可以選擇文檔中頁(yè)碼的位置、格式等。

　　8、即時(shí)英漢互譯

　　Word里附帶了英漢詞庫(kù)，可以進(jìn)行英漢互譯，這的確是一項(xiàng)很體貼的功能。使用方法：依次打開“工具”----“語(yǔ)言”----“翻譯”，在最上面的對(duì)話框輸入要翻譯的內(nèi)容，中文或英文均可，然后選擇相應(yīng)的翻譯方式，再回車就可以在下面看到已經(jīng)翻譯過(guò)來(lái)的內(nèi)容。這個(gè)內(nèi)容十分豐富，包括該詞的本意、同義詞、詞組、簡(jiǎn)單用法等。合理利用Word的這個(gè)功能，對(duì)提高英文水平很有幫助。

　　9、快速全部替換

　　有時(shí)候需要把整個(gè)Word文檔中的某個(gè)字符串全部替換為另一字符串，這樣的工作是非常單調(diào)和容易出錯(cuò)的，更何況如果要替換的地方非常多時(shí)，不但工作量大，而且容易出現(xiàn)紕漏。這里就為大家介紹一個(gè)快速全部替換的辦法：依次打開“編輯”----“查找保?誄魷值摹安檎矣胩婊弧倍曰翱蛑醒≡瘛疤婊弧北昵┰凇安檎夷諶蕁幣煥咐鍰钚匆?檎業(yè)哪諶藎?凇疤婊晃?幣煥咐鍰钚幢惶婊緩蟮哪諶藎?詈蟮恪叭?刻婊弧奔純傘Ｕ飧齬δ芑箍衫┱刮?燜偃?可境?襯諶藎?椒ㄈ縞希?恍璞３幀疤婊晃?幣煥肝?占純傘Ｈ繽?。