WPS表格函數(shù)在發(fā)票金額錄入中的妙用

　　財務人員一定離不開各種金額的輸入和轉(zhuǎn)換。有時一個數(shù)據(jù)在同一表格中會反復的調(diào)用，通過WPS函數(shù)可以使輸入更簡化。

　　例如下列發(fā)票，假設不通過函數(shù)計算，需有輸入四次。不僅工作效率極差，出錯的機率也會大大提高。

　　圖一面發(fā)票

　　解決思路：數(shù)量和單價是變量，需要手動錄入，其它三處利用函數(shù)直計算總價，再將總價轉(zhuǎn)換成需要的格式。

　　步驟一：“金額”公式

　　1.選中單元格G4輸入公式，然后右拉至Q4; 選中G4：G4下拉填充至G9：Q9。

　　=LEFT(RIGHT(TEXT($E4*$F4/1%," ￥#;;"),COLUMNS(A1:$K1)))

　　2.公式解析：

　　首先將E4和F4單元格相乘。為了便于公式填充，將單元格地址設置為絕對列、相對行形式，使公式右拉下拉填充時可以適應引用單元的變化;

　　然后將之除了1%，即擴大100倍，作用是消除小數(shù)點。如“1.01/1%”即變?yōu)?01，方便的面的公式計算;

　　再用TEXT函數(shù)來剔除數(shù)量與單價為0之狀況。我們知道，單元格格式定義分為四段：[正數(shù)、負數(shù)、0、文本]，本例中TEXT的第二參數(shù)為" ￥#;;"，直接用公號分割開留下空白即表示忽略負數(shù)和0。當單價為0或者負數(shù)時公式結果返回空白;

　　再后用right函數(shù)提取字符。right是提取字符串右邊N個字符的函數(shù),用在此處因第二參數(shù)COLUMNS(A1:$K1)是動態(tài)的，當公式向右拉動時COLUMNS(A1:$K1)的結果將從11遞減至1，那么提取的字符串也將進行遞減;

　　最后用left函數(shù)提取最終結果。Left函數(shù)與right函數(shù)的作用相反--從字符串左邊開始提取字符，其第二參數(shù)為可選。本例中為減短公式長度，省略了第二參數(shù)，即表示提取長度為默認值1。在text函數(shù)的參數(shù)中第二參數(shù)為" ￥#;;"，重點在于前面的空格。此處用left函數(shù)提取字符時，若E4和F4乘積之字符長度小于當前單位的位數(shù)加1(指億萬百等等的位數(shù))時，left只能提取到空格，若等于當前單位的位數(shù)加1時則返回人民幣符號“￥”，然后才逐位返回乘積結果中的單字符，這正是需要結果。

　　3.本公式三個重點：A)TEXT函數(shù)的第二參數(shù)前面的空格的妙用;B)第二參數(shù)中兩個“;”的妙用;C)將right與left套用使公式逐位提取數(shù)字。

　　步驟二：“合計”公式

　　1.選中單元格M10輸入數(shù)組公式“=TEXT(SUM(E4:E9*F4:F9),"0.00")”，并同時按CTRL+SHIFT+ENTER三鍵結束，否則公式對果將出錯。輸入完后若公式前后系統(tǒng)自動加上花括號即表示輸入正錯，見圖二所示。<

　　圖二 數(shù)組公式

　　2公式解析：將E4:E9區(qū)域的值分別乘以F4:F9的值，然后再相加即得到總計，公式會自動忽略空白區(qū)。本例若不用數(shù)組公式則公式要長很多，效率更差。如：=SUM(E4*F4+E5*F5+E6*F6+E7*F7+E8*F8+E9*F9)。數(shù)組運算長處是縮短公式，提高效率，可以將常規(guī)公式中的多步運算合并得以簡化。最后用text函數(shù)將數(shù)組結果格式化為精確到小數(shù)點兩位。

　　3.選擇單元格M10:Q10,單擊菜單上的“跨列合并”，使單元格的結果居于區(qū)域正中。

　　此處用“跨列居中”而不用“合并居中”是因數(shù)組公式不能存在于多單元格合并后的單元格中。故使用區(qū)域跨列合并，顯示效果和“合并及居中”一樣，但因未對單元格進行合并，則與數(shù)組公式可以和平相處。

　　圖三 跨列合并單元格

　　步驟三：“大寫”公式

　　1.選擇單元格C10,C10單元格可以先合并居中，然后輸入公式：

　　=TEXT(M10,"[DBNum2][$RMB]G/通用格式")

　　2.公式解析：本公式通過text函數(shù)改變引用源M10單元格數(shù)字的顯示方式，使之以人民幣大寫方示。其中[DBNum2]修改為[DBNum1]以及“G/通用格式”修改為“0”有不同的效果，讀者可以自己試試。

　　電腦教程圖四 人民幣大寫

　　總結：

　　1.Text函數(shù)是一個格式化函數(shù)，它可以改變引用源的顯示方式。第一參數(shù)是引用源，第二參數(shù)即顯示方式。這是一處運用很廣的函數(shù)。本例中三個公式都已用到它。

　　2.工作表表要善用公式，簡化數(shù)字的重復錄入，同時也提升準確性。