Excel：在教學(xué)應(yīng)用中的技巧

　　1.條件格式設(shè)置的妙用

　　手工填寫(xiě)的成績(jī)冊(cè)上，教師通常將不及格的成績(jī)用紅色筆填寫(xiě)。如何在Excel的成績(jī)表 中實(shí)現(xiàn)這一功能呢？我們可以借助Excel中的“條件格式”功能實(shí)現(xiàn)。具體步驟為：全選成績(jī)表，單擊“格式”菜單中的“條件格式”命令，打開(kāi)如圖1所示的對(duì)話框。設(shè)置條件為“單元格數(shù)值小于60”，單擊[格式]按鈕，從彈出的“單元格格式”對(duì)話框中將顏色設(shè)為“紅色”，[確定]即可。我們會(huì)發(fā)現(xiàn)分值小于60的單元格的數(shù)值自動(dòng)變成了紅色。

　　而且這樣設(shè)置的好處是：如果有學(xué)生的分?jǐn)?shù)統(tǒng)計(jì)有錯(cuò)誤，更改分?jǐn)?shù)后，及格了的成績(jī)將會(huì)自動(dòng)取消紅色的標(biāo)記，不及格的成績(jī)會(huì)自動(dòng)加上紅色的標(biāo)記。

　　2.對(duì)多張工作表設(shè)置頁(yè)面

　　打印Excel工作表時(shí)，需要對(duì)打印工作表分別進(jìn)行頁(yè)面設(shè)置。其實(shí)，在實(shí)際操作過(guò)程中，若頁(yè)面設(shè)置的參數(shù)相同，可以一次選中多張工作表，同時(shí)對(duì)它們進(jìn)行頁(yè)面設(shè)置操作。具體步驟為：按住“Ctrl”鍵不放，分別單擊要打印的工作表標(biāo)簽名稱，使打印的工作表同時(shí)處于被選中狀態(tài)，單擊“文件”菜單中的“頁(yè)面設(shè)置”命令，設(shè)置參數(shù)，[確定]后就可以直接進(jìn)行打印操作了。

　　3.快速輸入無(wú)序數(shù)據(jù)

　　在Excel數(shù)據(jù)表中，我們經(jīng)常要輸入大批量的數(shù)據(jù)，如學(xué)生的學(xué)籍號(hào)、身份證號(hào)等。這些數(shù)值一般都無(wú)規(guī)則，不能用“填充序列”的方法來(lái)完成。通過(guò)觀察后我們發(fā)現(xiàn)，這些數(shù)據(jù)至少前幾位是相同的，只有后面的幾位數(shù)值不同。通過(guò)下面的設(shè)置，我們只要輸入后面幾位不同的數(shù)據(jù)，前面相同的部分由系統(tǒng)自動(dòng)添加，這樣就大大減少了輸入量。例如以學(xué)籍號(hào)為例，假設(shè)由8位數(shù)值組成，前4位相同，均為0301，后4位為不規(guī)則數(shù)字，如學(xué)籍號(hào)為03010056、03011369等。操作步驟如下：選中學(xué)籍號(hào)字段所在的列，單擊“格式”菜單中的“單元格”命令，在“分類”中選擇“自定義”，在“類型”文本框中輸入“03010000”(如圖2)。不同的4位數(shù)字全部用“0”來(lái)表示，有幾位不同就加入幾個(gè)“0”，[確定]退出后，輸入“56”按回車鍵，便得到了“03010056”，輸入“1369”按回車便得到了“03011369”。身份證號(hào)的輸入與此類似。

　　4.設(shè)置頂端標(biāo)題行和打印選定區(qū)域

　　用Excel分析處理成績(jī)是每一次考試后教師們要完成的工作，最后要打印出各班的成績(jī)冊(cè)，要求每頁(yè)都有表頭和頂端標(biāo)題行，各班的成績(jī)冊(cè)要打印在單獨(dú)的紙張上。事實(shí)上，紙張大小設(shè)置好后，在預(yù)覽時(shí)會(huì)發(fā)現(xiàn)：各班學(xué)生的名冊(cè)有的剛好在一張紙上，有的則不在一張紙上，很多教師通過(guò)插入空行和復(fù)制頂端標(biāo)題行的方法來(lái)進(jìn)行打印操作，但如果添加或刪除幾行記錄，整個(gè)版面就亂了。

　　下面的操作步驟也許會(huì)給您帶來(lái)驚喜：

　　(1)設(shè)置頂端標(biāo)題行：打開(kāi)“頁(yè)面設(shè)置”對(duì)話框中的“工作表”標(biāo)簽，單擊“頂端標(biāo)題行”文本框右側(cè)的[壓縮對(duì)話框]按鈕，選定表頭和頂端標(biāo)題所在的單元格區(qū)域，再單擊該按鈕返回到“頁(yè)面設(shè)置”對(duì)話框，單擊[確定]按鈕。

　　(2)打印區(qū)域的選擇：選定要打印的班級(jí)(一個(gè)班)所在的單元格區(qū)域，單擊“文件”菜單中的“打印”命令(不要單擊“常用工具欄”上的[打印]按鈕)。從彈出的“打印”對(duì)話框中選中“選定區(qū)域”單選框，再單擊[預(yù)覽]按鈕，怎么樣？還滿意吧，現(xiàn)在就可以打印了。