WPS表格技巧：使用 “郵件合并”技巧大局部填寫(xiě)準(zhǔn)考證

　　在學(xué)校的日常工作中，經(jīng)常會(huì)有諸如填寫(xiě)準(zhǔn)考證、入學(xué)通知書(shū)和畢業(yè)證之類(lèi)的工作，這些工作枯燥乏味，且工作量大，手工操作很容易出現(xiàn)錯(cuò)誤，帶來(lái)不必要的麻煩。其實(shí)，微軟Office辦公組件中的WORD和金山WPS 文字2007均有“郵件合并”這一功能，熟練掌握這一功能，將使我們批量填寫(xiě)各種證件變得十分輕松。下面，我以批量填寫(xiě)中考準(zhǔn)考證為例，談?wù)勗赪PS 文字2007中如何使用“郵件合并”功能。

　　一、建立“準(zhǔn)考證”模板

　　打開(kāi)WPS文字2007，按照畢節(jié)地區(qū)招生委員會(huì)辦公室統(tǒng)一的中考準(zhǔn)考證格式，輸入準(zhǔn)考證及存根的有關(guān)內(nèi)容，建立好準(zhǔn)考證模板。根據(jù)畢節(jié)地區(qū)中考準(zhǔn)考證的實(shí)際規(guī)格，在“頁(yè)面設(shè)置”中將紙張大小自定義為寬267.1毫米、長(zhǎng)128毫米，頁(yè)邊距為上14毫米、下14毫米、左27毫米、右5.1毫米。模板建立完畢后，可以將一張空白準(zhǔn)考證放入打印機(jī)打印測(cè)試所輸入內(nèi)容是否與原版內(nèi)容重合，如有錯(cuò)位，請(qǐng)耐心調(diào)整，直到基本重合為止，將文檔命名為“準(zhǔn)考證”保存。(見(jiàn)圖1)

　　二、建立數(shù)據(jù)源

　　在Excel或金山電子表格中建立一個(gè)工作表，輸入每個(gè)學(xué)生的準(zhǔn)考證號(hào)、姓名、考場(chǎng)號(hào)，或者直接調(diào)用縣招生辦下發(fā)的考生信息電子表格，將文件命名保存。(如圖2)

　　三、進(jìn)行郵件合并

　　在WPS文字2007中，點(diǎn)擊“工具”菜單，選擇“郵件合并工具欄”，工具欄中顯示“郵件合并”工具。單擊“郵件合并”工具欄的第一個(gè)圖標(biāo)“打開(kāi)數(shù)據(jù)源”，將彈出“選擇數(shù)據(jù)源”對(duì)話框，根據(jù)剛才保存的數(shù)據(jù)文件的目標(biāo)路徑，找到數(shù)據(jù)源并雙擊打開(kāi)，會(huì)彈出對(duì)話框“選擇表格”，如果你的數(shù)據(jù)是在工作表“sheet1”，就選擇“sheet1$” 后按“確定”。接下來(lái)，在準(zhǔn)考證存根“姓名”后插入光標(biāo)，用鼠標(biāo)單擊“郵件合并”工具欄第三個(gè)圖標(biāo)“插入合并域”，彈出“插入域”對(duì)話框，選擇“姓名”后點(diǎn)“插入”，依此類(lèi)推，在“性別”、“準(zhǔn)考證號(hào)”后面以及“考場(chǎng)”前面分別插入相應(yīng)域，并將存根上的域復(fù)制后粘貼到準(zhǔn)考證相應(yīng)的位置。為了實(shí)現(xiàn)套打的效果，我們還需將插入域以外的文字選擇，在“字體”設(shè)置中將其顏色設(shè)置為“白色”。最后，單擊“郵件合并”工具欄圖標(biāo)“合并到新文檔”，出現(xiàn)“合并到新文檔”對(duì)話框，選擇“全部”，稍等片刻，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)打開(kāi)一個(gè)已經(jīng)處理完畢的新文檔(如圖3)，所有考生的準(zhǔn)考證全部自動(dòng)編排完畢，把空白準(zhǔn)考證放入打印機(jī)，點(diǎn)出“打印”按鈕，余下來(lái)所有的工作就交給打印機(jī)了。

　　利用郵件合并輔助辦公，將大大提高工作效率，如果所建立的數(shù)據(jù)源各項(xiàng)數(shù)據(jù)無(wú)誤，則所填證件的準(zhǔn)確率為百分之百，各位同行不妨一試。