創(chuàng)建便攜式Word文檔

你在愛機上使用Word編輯了一篇精美文檔，當(dāng)在其他的電腦上打開該篇文檔時，看到的卻是另外一個樣子。因為其他的電腦上可能沒有你在文檔中使用的字體，于是就用其他的字體將其替代了。由于不同的字體大小是有細(xì)微差別，這樣就引起了版式的變化。怎么才能要讓你的Word文檔無論在哪臺計算機或打印機上查看或打印時均能保持其原始模樣呢，這就需要你創(chuàng)建一個“便攜式”Word文檔。

保留版式和分頁

　　在默認(rèn)情況下，Word 97及以后版本文檔的版式取決于字體。就是說，只要字體保持不變，任何人都可以按原始的版式查看并打印該文檔。Word97以前的版本中創(chuàng)建的文檔的版式由所使用的打印機內(nèi)置的字體決定。如果希望文檔版式與打印機無關(guān)，可以使Word按字體決定文檔版式，方法是：

　　1.在“工具”菜單上，單擊“選項”，然后單擊“兼容性”選項卡；

　　2.在“選項”框中，清除“用打印機標(biāo)準(zhǔn)設(shè)計文檔版式”復(fù)選框。

　　該選項只影響在Word中處理文檔時的顯示方式，它不會對文檔進(jìn)行永久性修改。如果要恢復(fù)文檔的原始版式，選中該選項。

嵌入TrueType字體

　　在創(chuàng)建或編輯文檔時，如果使用了TrueType字體(TrueType字體是一種可以任意縮放大小，而不出現(xiàn)鋸齒、毛邊等失真現(xiàn)象。在Windows中90%的字體都是TrueType字體。)，就可將其保存或“嵌入”文檔。這樣，其他人就能以其原始字體查看、修改和打印文檔，即使他們的計算機上沒有安裝TrueType字體。

　　有一點需要注意：嵌入字體的許可權(quán)由TrueType字體開發(fā)商決定。例如，有些字體不可以嵌入，而有些嵌入字體只能夠查看和打印但不能修改。在文檔中嵌入TrueType字體的方法是：

　　1.在“工具”菜單上單擊“選項”，然后單擊“保存”選項卡；

　　2.選中“嵌入TrueType字體”復(fù)選框，單擊“確定”按鈕，保存文檔。

　　不過，嵌入TrueType字體會增大文檔。同時選中“只嵌入所用字符”復(fù)選框，則只嵌入文檔中使用的字體樣式，這樣文檔的大小相對會小一些。

　　注意：選中“只嵌入所用字符”復(fù)選框后，編輯時就不能使用沒有嵌入的字體字符和樣式。

指定替換字體

　　在某些情況下，文檔可能包含除TrueType字體外的其他字體。在查看文檔時，如果計算機上未安裝這些字體，可用與丟失的字體最接近的字體替換丟失字體：

　　1.打開文檔；

　　2.在“工具”菜單上，單擊“選項”，然后單擊“兼容性”選項卡；

　　3.單擊“字體替換”按鈕，然后在“文檔所缺字體”框中，單擊要替換的字體，在“替換字體”框中單擊用于替換缺失字體的字體。

　　Word不替換缺失字體，只是用系統(tǒng)字體暫時替換缺失字體來改變在屏幕上顯示和打印時的外觀。點擊“永久替換”按鍵就可以將缺失字體永久替換掉。

　　經(jīng)過以上操作，“便攜式”Word文檔創(chuàng)建完畢，無論你在何處瀏覽或打印該文檔，都能夠保持其原始外觀。